Bestaande relaties van A tot Z adviseren bij VOEP

We interviewen Remco van Os, eigenaar van VOEP Hypotheken en Verzekeringen. Onder zijn hoede geven 21 zelfstandige adviseurs advies over hypotheken, verzekeringen en andere financiële producten. Wat het bedrijf uniek maakt, is hun ervaring en de focus op actief klantbeheer.

Advieskansen bij bestaande klanten

Een rechtenstudie was niet aan Remco besteed. Na twee jaar hield hij het voor gezien en begon hij in 1990 als hypotheekacceptant bij Aegon. In loondienst werkte hij vervolgens bij AEGON, FairGo en De Hypotheekshop; van Accountmanager tot uiteindelijk Hoofd Verkoop. In 2005 werd het tijd voor een volgende stap en begon hij als zelfstandig hypotheekadviseur en trainer.

Tijdens het geven van PE-trainingen aan andere hypotheekadviseurs, merkte hij dat weinig adviseurs nog gebruik maakten van ‘databasemarketing’, ofwel het blijvend communiceren naar bestaande klanten. De verzekeraars waar hij gewerkt had, hielden wel hun database op orde, maar hadden geen tijd om de data te benutten. Hier merkte Remco al dat er genoeg kansen voor het oprapen lagen.

Remco: “Er waren destijds nog niet echt ‘goedgeorganiseerde’ systemen, dus ik gebruikte Excel-sheets en e-mail om klantgegevens te bewaren. Met deze tools benaderde ik mijn bestaande klanten, zodat ik altijd in beeld was als hun persoonlijk adviseur. Dankzij deze methode bleven klanten terugkomen voor aanvullend advies.

Ik kreeg het zo druk dat ik iemand in dienst moest nemen. Vanuit daar is het bedrijf verder gegroeid. De eerste werknemer (John de Boer) is er nog steeds bij en nu aangesloten als franchisenemer.”

“Elements bespaart tijd en levert omzet op.”

Remco van Os

Eigenaar, VOEP Hypotheken en Verzekeringen

Altijd een oplossing

Na de crisis in 2013 kwam hij in contact met meer en meer adviseurs uit zijn netwerk die zich bij hem wilden aansluiten. Zo werd Van Os & Partners geboren: een franchiseorganisatie met zelfstandige adviseurs door heel Nederland.

Inmiddels is VOEP uitgegroeid tot één van de grootste onafhankelijke intermediairs van Nederland. Alle aangesloten adviseurs geven allround advies aan particulieren en ondernemers. Zo wordt de klant ontzorgd van A tot Z.

Maar de focus op het actief informeren en adviseren van klanten is wat het kantoor écht uniek maakt. Door de persoonlijke communicatie naar hun 4000+ klanten komen relaties vrijwel altijd terug voor aanvullend advies. Hierdoor hoeven ze zich niet te focussen op nieuwe leads, maar helpen ze bestaande relaties met oversluiten, verbouwen of een volgende aankoop. Vanuit de klantendatabase komen er ook weer nieuwe klanten bij door mond-tot-mond reclame. Zo zijn er vaak hele families klant bij VOEP.

Remco: “We kunnen altijd wel een oplossing vinden. Onze adviseurs hebben heel veel ervaring en kennis, zo besparen we veel tijd voor klanten, die hoeven niet verder te zoeken. Onze slogan is namelijk: “Als wij het niet kunnen regelen, dan kan het niet. Dat is dus onze specialisatie. Het maakt dan niet uit of het een starter, een doorstromer of een ondernemer is. Of iemand die een hypotheek wilt voor de verhuur, of het nu buy-to-let of stay-to-let is.”

“Het hele bedrijf wordt beheerd vanuit één plek: Elements. Vanuit deze applicatie adviseren en informeren we onze klanten.”

Actief klantbeheer met een systeem op maat

In 2014 begon VOEP met PortefeuilleSignalen om klantgegevens in op te slaan. Daarnaast gebruikte het bedrijf ook Outlook, Excel en andere tools, waardoor het moeilijk was om het overzicht te bewaren. In een zoektocht naar het nóg beter organiseren van klantgegevens, kwam Remco in 2021 in contact met Helder Beheerd. Na een verhelderend gesprek besloten ze om aan de slag te gaan met Elements, dat realtime is verbonden met PortefeuilleSignalen.

Remco: “We hebben workflows op maat laten ontwikkelen om onze processen voor hypotheekbemiddeling te optimaliseren. Daarna zijn we signalen voor actief klantbeheer gaan inrichten. Zo vertalen we onze data naar klantcontacten. PortefeuilleSignalen geeft een signaal, zoals een aflopende rentevastperiode, en vervolgens stuurt Elements de klant hierover een informerende e-mail. Super eenvoudig en alles wordt vastgelegd in het klantdossier in Elements.”

Huiskamer Hypotheken Etten-Leur

Remco op kantoor bij VOEP in Utrecht

Top-of-mind blijven

Dankzij Elements hebben de adviseurs van VOEP nu veel minder handwerk. In het klantdossier staan alle gegevens, e-mails en documenten van een bepaalde klant. Hierdoor wordt klantbeheer eenvoudig uitgevoerd vanuit één centraal platform.

Remco: “Met de nieuwsbrieven van Dutch Media Lab die we versturen, hebben we elke maand al een laagdrempelig contactmoment. Op deze manier blijven we top-of-mind bij onze klanten. Daarnaast hebben we een speciale workflow die start na de passeerdatum. De klant krijgt namelijk na de sleuteloverdracht automatisch een bericht met een overzicht van al onze services. Zo onderhouden we onze klanten en weten ze dat ze klant bij ons zijn, zodat ze altijd weer aan ons denken als er iets speelt. Bovendien hebben we door Dutch Media Lab een nieuwe website laten bouwen, inclusief actueel nieuws en rekentools.”

“De échte workflow begint pas na passeren”

VOEP heeft zijn Elements omgeving gedeeltelijk laten aanpassen naar de persoonlijke wensen van Remco. Dankzij workflows op maat worden klanten bijvoorbeeld geïnformeerd bij interessante kansen en mogelijkheden.

Remco: “Samen met De Nationale Hypotheekbond en Faster Forward hebben we een nieuwe workflow gebouwd. Signalen zoals renteverlenging of topafslag worden automatisch verstuurd naar Elements. In het klantdossier wordt er een conceptmail klaargezet en de adviseur krijgt een taak om de e-mail te versturen. De adviseur checkt dan nog of het relevant is en of de data inderdaad kloppend zijn. Vervolgens wordt de e-mail verstuurd naar de klant.”

Daarnaast worden er door VOEP gerichte campagnes verstuurd. In PortefeuilleSignalen staat bijvoorbeeld het energielabel en voor welke klanten het interessant is om hun woning te verduurzamen. Deze klanten worden geïnformeerd over de manieren waarop ze hun klanten besparen.

Remco: “We werken samen met een professionele organisatie die eerst een duurzaamheidstaxateur langs stuurt. Die adviseert de klant over de mogelijkheden van verduurzamen en regelt alle installateurs. Vervolgens laten wij zien wat het kost en oplevert, en regelen wij de financiering.”

Tot slot is Remco ook erg te spreken over de integratie van de volledige boekhouding (inclusief facturatie). Bovendien was hij één van de eerste gebruikers van Fastlane van De Nationale Hypotheekbond.

Sinds 2020 werken Faster Forward en De Nationale Hypotheekbond intensief samen, zodat financieel advieskantoren hun relaties nóg eenvoudiger en efficiënter kunnen bedienen. 

De voordelen van Elements volgens Remco

Tijd besparen tijdens het hele proces: advies, bemiddeling en beheer

Alle belangrijke data in één systeem

Gemakkelijk werken

Levert omzet op

De hele klantreis in één platform

remco

Vooruitdenken met Remco

Tot slot vragen we Remco wat hij verwacht van de marktontwikkelingen in de komende 10 jaar. Volgens hem blijft voor hypotheken de adviesbehoefte altijd groot.

Remco: “Onafhankelijke adviseurs blijven onmisbaar: die zijn steeds meer en meer nodig. Execution only heeft een opkomst gemaakt, maar dat past niet bij de complexe materie van een hypotheek. Klanten willen gewoon advies van een goede onafhankelijke adviseur en ontzorgd worden. Een klant komt nooit bij ons voor een hypotheek, maar heeft een heel andere wens. Hij wil een huis  kopen, verbouwen, besparen etc… De hypotheek laat hij graag dan regelen door een professional zodat de klant zich kan bezighouden met de woning, de besparing of verbouwing.“

Ook nu er minder woningen worden verkocht, gaat men nog steeds bijvoorbeeld verbouwen of scheiden. Hierdoor zijn er altijd mogelijkheden om je relaties te helpen. Maar wat wel essentieel is, is dat adviseurs hun klantdata op orde houden en hun klanten actief gaan benaderen. Alleen dan heb je altijd meer dan genoeg werk.”

Laat software in jouw voordeel werken

Wil jij ook meer omzet, tijd besparen en makkelijker werken? Met Elements als online ERP systeem bewaar je het overzicht, zodat je elke dag de verwachtingen van de klant kan overtreffen. Zo krijg je meer tevreden klanten en creëer je langdurige klantrelaties.

Wil je weten wat Elements voor jouw organisatie kan betekenen?
De software-experts van Faster Forward vertellen je tijdens een live demonstratie of afspraak op locatie graag alles over onze oplossingen.

Meer interviews met onze klanten

Marc van Poundwise

Elements is ideaal om efficiënt samen te werken en een langdurige klantrelatie op te bouwen.

Marc van der Vuurst
Eigenaar Poundwise Financial Coaching

Lees Marc’s verhaal »

Marco van KOK Advies

We besparen enorm veel tijd doordat handmatig werk wordt uitgevoerd door slimme software.

Marco Kok
Eigenaar KOK Advies

Lees Marco’s verhaal »

Patrick van Baar Advies

Eén online systeem in plaats van drie verschillende systemen werkt veel makkelijker.

Patrick Brands
Eigenaar Baar Advies

Lees Patrick’s verhaal »