De voordelen van workflows op een rij

Vertrouw op een systeem dat uw processen door en door kent

Minder risico’s

Doordat workflows alle stappen binnen een proces vastleggen, werkt u compliant volgens de AVG-wetgeving. Onder het gegevensbeschermingsbeleid valt namelijk het vastleggen van uw besluitvormingsproces. Dit houdt in dat u de handelingen van alle medewerkers moet vastleggen en inzichtelijk maken wanneer hierom gevraagd wordt.

Vastlegging

Workflows zorgen er voor dat elke stap in het proces wordt vastgelegd. Zo maakt u zich geen zorgen over vragen als: Wanneer nam een klant voor het eerst contact op? Welke collega’s hebben de klantgegevens ingezien? Heb ik mijn klant tijdig geïnformeerd?

Ook handelingen die u binnen het systeem neemt en die het systeem zelf signaleert worden vastgelegd. Zo kunt u al uw handelingen verantwoorden aan de AFM.

Minder handmatig doorgeven

Heeft u een taak voor een of meerdere collega’s? Vanuit de workflow maakt u eenvoudig taken aan voor andere medewerkers binnen uw organisatie.

Voor uzelf en collega’s

Deze taken verschijnen vanzelf in de takenlijst van de juiste collega’s. Dat scheelt weer een seintje of belletje. Bovendien weet iedereen ‘s ochtends wat de taken voor die dag zijn. Wel zo handig toch?

Daarnaast kunt u natuurlijk ook herinneringen voor uzelf aanmaken of de verantwoordelijke persoon van een taak wijzigen. Zo weet u zeker dat alle taken afgerond worden.

Minder knippen-en-plakken

E-mails of documenten stellen zichzelf niet op. Nouja.. in Elements eigenlijk wel. U stelt van tevoren de teksten in die u wilt gebruiken en de workflow zet deze klaar in een e-mail of document.

Velden automatisch vullen

Zo stuurt u uw klant bijvoorbeeld een opgemaakte mail met het rente-aanbod voor haar hypotheek. Of een opgemaakte Opdracht tot dienstverlening (OTD) in uw huisstijl, rechtstreeks vanuit de workflow. En dat zonder handmatig knip-en-plak werk. Nog even finetunen en… verstuurd!

7

Minder fouten

Iedereen vergeet wel eens iets. Maar niet met de workflows binnen Elements. Deze zorgen er namelijk voor dat alle medewerkers de stappen doorlopen zoals u die vooraf bedacht heeft. Zo borgt u uw onderlinge afspraken óók in uw administratiesysteem. En hoeft u niemand na te denken over de volgende stap.

Herinneringen

De workflow stuurt u bijvoorbeeld direct naar een reeds opgemaakte e-mail, wanneer u uw klant wilt informeren over zijn hypotheekaanvraag. Ook worden er automatisch herinneringen voor collega’s of afdelingsgroepen aangemaakt, zodat die op de hoogte zijn van hun taken. Hiermee wordt er met iedere relatie op dezelfde manier gecommuniceerd en worden er geen handelingen overgeslagen.

Nazorg

Tot slot kunt u ook nazorgtaken inrichten die op het gewenste tijdstip in uw agenda verschijnt. Zo herinnert u zichzelf aan het aanbieden van een aanvullende schadeverzekering over 1 jaar. Of plant u een financiële foto in, 2 jaar na het passeren van de hypotheek. Het is maar net wat u wilt.

Eenvoudiger werk overnemen

Een collega is afwezig… maar wat was ook al weer de status van die budgethypotheek van mevrouw Ottink? En hoe zat het ook al weer met die woonhuisverzekering?

Actuele status

In Elements ziet u precies welke handelingen uw collega heeft genomen en wat de volgende stap is. Hierdoor neemt u eenvoudig haar werk over en weet u precies in welke fase de klant zich bevindt. Zo bent u altijd op de hoogte en hoeft u niet onnodig te bellen of e-mailen.

Meer inzicht in planning en communicatie

Heeft u op dit moment inzichtelijk wie-wat doet? Welke processen vlot verlopen en welke verbeterd kunnen worden? Of hoeveel tijd bepaalde taken of klanten kosten?

Verbruik per handeling

Elements zorgt ervoor dat u ieder proces op de voet kunt volgen. Zo ziet u als leidinggevende precies direct welke persoon de taak heeft uitgevoerd. Maar ook wanneer en op welke manier. Op deze manier kunt u bottlenecks identificeren en werknemers met een sterke basis beoordelen.

Welke vragen mogen wij nog voor u beantwoorden?

Neem gerust contact op voor meer informatie

Dimitri Duine

Dimitri Duine

Van tussenpersoon naar softwarespecialist

Waar ik voorheen eigenaar was van een eigen assurantiekantoor, help ik nu financieel adviseurs aan een software-oplossing op maat. Dankzij mijn Master Financial Planning en meer dan 25 jaar ervaring in financiële planning, pensioenen en verzekeren ben ik thuis in de dagelijkse werkzaamheden van financieel adviseurs. 

Wilt u ook uw verzekeringsprocessen stroomlijnen? Bel me dan op 06 53 89 39 95 of mail naar dimitri.duine@fasterforward.nl.