De voordelen van workflows op een rij

Vertrouw op een systeem dat uw verzekeringsprocessen door en door kent

Minder risico’s

Doordat workflows alle stappen binnen een proces vastleggen, werkt u compliant volgens de AVG-wetgeving. Onder het gegevensbeschermingsbeleid valt namelijk het vastleggen van uw besluitvormingsproces. Dit houdt in dat u de handelingen van alle medewerkers moet vastleggen en inzichtelijk maken wanneer hierom gevraagd wordt.

Vastlegging

Workflows zorgen er voor dat elke stap in het proces wordt vastgelegd. Zo maakt u zich geen zorgen over vragen als: Wanneer nam een klant voor het eerst contact op? Welke collega’s hebben de klantgegevens ingezien? Heb ik mijn klant tijdig geïnformeerd?

Ook handelingen die u binnen het systeem neemt en die het systeem zelf signaleert worden vastgelegd. Zo kunt u al uw handelingen verantwoorden aan de AFM.

Minder handmatig doorgeven

Heeft u een taak voor een of meerdere collega’s? Vanuit de workflow maakt u eenvoudig taken aan voor andere medewerkers binnen uw organisatie.

Voor uzelf en collega’s

Deze taken verschijnen vanzelf in de takenlijst van de juiste collega’s. Dat scheelt weer een seintje of belletje. Bovendien weet iedereen ’s ochtends wat de taken voor die dag zijn. Wel zo handig toch?

Daarnaast kunt u natuurlijk ook herinneringen voor uzelf aanmaken of de verantwoordelijke persoon van een taak wijzigen. Zo weet u zeker dat alle taken afgerond worden.

Minder knippen-en-plakken

E-mails of documenten stellen zichzelf niet op. Nouja.. in Elements eigenlijk wel. U stelt van tevoren de teksten in die u wilt gebruiken en de workflow zet deze klaar in een e-mail of document.

E-mails automatisch opstellen

Zo stuurt u bijvoorbeeld een volledig opgemaakte mail naar een schade-expert. En dat zonder handmatig knip-en-plak werk. Alle informatie heeft u namelijk al een keer ingevoerd en is dus bekend binnen het dossier. De workflow zet deze informatie direct klaar in een e-mail, volledig in eigen huisstijl en met uw persoonlijke handtekening. Nog even finetunen en… verstuurd!

Minder fouten

Iedereen vergeet wel eens iets. Maar niet met de workflows binnen Elements. Deze zorgen er namelijk voor dat alle medewerkers de stappen doorlopen zoals u die vooraf bedacht heeft. Zo borgt u uw onderlinge afspraken óók in uw administratiesysteem. En hoeft u niemand na te denken over de volgende stap.

Herinneringen

De workflow stuurt u bijvoorbeeld direct naar een reeds opgemaakte e-mail, wanneer u uw klant wilt informeren over de documenten die hij moet aanleveren voor zijn schadeafhandeling. Ook worden er automatisch herinneringen voor collega’s of afdelingsgroepen aangemaakt, zodat die op de hoogte zijn van hun taken. Hiermee wordt er met iedere relatie op dezelfde manier gecommuniceerd en worden er geen handelingen overgeslagen.

Escalatie en statusupdates

Daarnaast worden worden er ‘escalatietaken’ aangemaakt, zodra er lange tijd geen reactie van de klant of maatschappij is binnengekomen. Zo weet u precies waar u actie moet ondernemen. Tot slot wordt de status, van bijvoorbeeld een schademelding, continue geüpdatet. Hierdoor ziet iedere collega de actuele schadeafhandeling.

Eenvoudiger werk overnemen

Een collega is afwezig… maar wat is de status van haar dossiers? In Elements ziet u precies welke handelingen uw collega heeft genomen en wat de volgende stap is. Hierdoor neemt u eenvoudig haar werk over en weet u precies in welke fase de klant zich bevindt.

Meer inzicht in planning en communicatie

Wie doet wat? Welke processen lopen snel en welke moeten worden verbeterd? Elements zorgt ervoor dat u ieder proces op de voet kunt volgen. Zo ziet u als leidinggevende precies direct welke persoon de taak heeft uitgevoerd. Maar ook wanneer en op welke manier. Op deze manier kunt u bottlenecks identificeren en werknemers met een sterke basis beoordelen.

 

Wilt u meer klanten bedienen in minder tijd?

Elements automatiseert wat bij elke hypotheek en verzekering hetzelfde is, zodat jij meer tijd hebt om klanten te helpen. Neem contact met ons op en we regelen uw overstap van A tot Z.

Dimitri: 06 53 89 39 95

Inge: 0164 – 210 240