VLOT Advies

We interviewen Jorrit aan het Rot, mede-eigenaar van VLOT Advies in Hilvarenbeek. In het derde jaar van zijn studie Commerciële Economie in Den Bosch ging hij stage lopen bij de lokale Rabobank. Daar maakte hij kennis met financieel advies, en met name verzekeringen. Na zijn stage kreeg hij daar ook een baan aangeboden, en werkte hij er 7 jaar tot en met 2007. Daarna vond hij het  tijd voor een nieuw pad, en ging hij aan de slag bij (toen nog) Van Gestel en van der Vleuten (tussenpersoon). Hier heeft hij 10 jaar gewerkt, met name als specialist in particuliere en zakelijke schadeverzekeringen. In 2018 besloot hij samen met van der Vleuten het advieskantoor over te nemen en per 1-1-2020 te hernoemen naar VLOT advies.

Lokaal advieskantoor met alle disciplines

VLOT advies is een lokaal advieskantoor met zes (binnenkort zeven) medewerkers. Het bedrijf adviseert over meerdere financiële disciplines: hypotheken, verzekeren en financiële planning. Alle particulieren en ondernemers kunnen met hun vragen bij hun terecht. De missie van VLOT advies is om kwalitatief totaaladvies te leveren. Iemand wordt ontzorgd op zowel zijn/haar persoonlijke als zakelijke financiële situatie. Niet alleen met een aanvraag op korte termijn, maar juist door op lange termijn de diepte in te gaan. Vanaf 1 januari 2020 zijn ze dit verder aan het optimaliseren en heeft de toestroom van klanten een vlucht genomen. Jorrit: “Door huidige drukte op de huizenmarkt is het druk op hypothekenmarkt. Steeds meer particulieren en zakelijke klanten willen daarnaast ook inzicht hebben in hun huidige en toekomstige financiële situatie. Om aan deze groeiende vraag te voldoen hebben we een extra FFP-er aangenomen. Verder wordt de dienstverlening door bijvoorbeeld banken steeds meer terug geschroefd en hebben particulieren en bedrijven behoefte aan echt persoonlijk contact.

“Elements gaat mee in de marktontwikkelingen, waardoor ook wij vooruit blijven gaan.”

Jorrit aan het Rot

Mede-eigenaar, Vlot Advies

team Willemsen & Wij

Het team van VLOT advies in Hilvarenbeek

Zoektocht naar een nieuw systeem

In 2019 gingen Jorrit en zijn collega’s op zoek naar een nieuw CRM systeem. Er was te weinig doorontwikkeling op het systeem wat ze destijds gebruikten.

Jorrit: “Ons oude systeem stond eigenlijk stil. Daarnaast moesten we iedere dag veel dubbele, handmatige handelingen doen, die veel tijd kosten. We zochten daarom een klantvriendelijk systeem om ons verder te brengen. We wilden onze klantbediening optimaliseren en meer tijd vrij maken voor onze klanten.”

Daarnaast was klantinformatie en -documentatie verspreid over verschillende locaties. Zowel op lokale computers als online.

Zorgvuldige keuze

Tijdens een zorgvuldig onderzoek werden meerdere pakketten vergeleken en gekozen voor Elements van Faster Forward als CRM-systeem.

Jorrit: “We hebben zorgvuldig onderzoek gedaan naar de oplossingen in de markt. Uiteindelijk kwam Elements uit de vergelijking als beste uit de bus. Het systeem gaat mee in de marktontwikkelingen, waardoor ook wij vooruit blijven gaan. Bovendien zijn de bestaande gegevens overgezet naar Elements, waardoor we onze klanthistorie bewaard is gebleven.”

Efficiënt thuiswerken

Begin maart 2020, aan het begin van de coronapandemie, ging VLOT advies aan de slag met Elements. Hierdoor was het advieskantoor precies op tijd klaar om efficiënt thuis te werken.

Jorrit: “Net voordat iedereen thuis moest werken, was Elements en onze telefonie-software ingericht. We zijn blij dat we toen net waren overgestapt. Met Elements staat alle klantinformatie online, waardoor je praktisch kan samenwerken met je collega’s. Daarnaast besparen we veel tijd bij het afhandelen van schades.”

Tot slot is Jorrit erg te spreken over de boekhouding.

Jorrit: “We deden de boekhouding al zelf, maar wel in Excel-bestanden. Onze accountant gebruikte daarnaast nog papieren mappen. Nu doen we het voor 95% zelf in Elements. Wanneer je een leveranciersdossier hebt ingericht, is het een fluitje van een cent. Onze accountant doet tot slot de laatste controles in het systeem.”

Verder optimaliseren met digitale formulieren

In de nabije toekomst wil VLOT advies aan de slag met de digitale formulieren van Digital Only.

Jorrit: “Momenteel zitten we in een testfase waarin we digitale formulieren testen en hier feedback op geven. Een online inventarisatieformulier (in plaats van een PDF bestand) zou een groot voordeel zijn. De klant vult vooraf al zijn gegevens online in, voordat we in gesprek gaan. Deze gegevens gebruiken we dan om ons voor te bereiden op het oriëntatie- of adviesgesprek.”

Visie

Ontzorgen met kwalitatief totaaladvies

Bedrijfsgrootte

6 medewerkers

Locatie

Hilvarenbeek

Vooruitdenken

Tot slot vragen we Jorrit naar zijn toekomstbeeld van financieel advies.

Jorrit: “Het aantal spelers in de markt gaat beduidend minder worden, maar er blijft altijd plaats voor kantoren die uniek zijn. Als klein kantoor geloven we in autonome groei. Wij hebben alle disciplines in huis en richten ons op een persoonlijke band en de verdieping van de klant. Hiermee kunnen andere kleine kantoren het verschil maken.”

Daarnaast vindt hij dat advies een combinatie blijft van digitale en menselijke werkzaamheden.

Jorrit: “Advies blijft mensenwerk: men wil nog steeds persoonlijk advies. Daarnaast kijken we wel continu hoe de klant bediend wil worden. We spreken met de klant af hoe ze willen communiceren. Dit kan bijvoorbeeld ook via Whatsapp zijn. Als je hierover goede afspraken maakt met de klant, kun je hiermee je klantbediening optimaliseren.”

Voordelen volgens Jorrit

Jorrit merkt de voordelen van Elements tijdens zijn dagelijkse werkzaamheden. Hij verdeelt ze in zes onderdelen.

Klant goed in beeld

Met het CRM systeem hebben we de gehele klantsituatie goed in beeld.

Snel hypotheken vergelijken en aanvragen

Dankzij de koppeling met Figlo worden hypotheken eenvoudig vergeleken en snel aangevraagd.

Status schadeverzekering volgen

Met de workflows in Elements worden schadeverzekeringen en schademeldingen efficiënt gevolgd en afgehandeld.

1

Alles in één systeem

Elements heeft alles geïntegreerd in één systeem: CRM, boekhouding, facturatie, documenten, e-mail en meer.

Overzichtelijke boekhouding

Eenvoudig geldstromen verwerken met klanten en geldverstrekkers.

Werken met de Digimap

We maken het voor de klant eenvoudig om stukken veilig te uploaden. Verder is het erg makkelijk om de stukken voor hypotheken via HDN direct door te sturen zonder dat je deze in de extranetten van de geldverstrekker hoeft te zetten.

Met Elements kunnen we de klantreis vanaf het eerste contact vastleggen. Bij het merendeel van de systemen begint de administratie pas wanneer er een product is gesloten. Dan mis je dus het voortraject, en dat willen we juist óók vastleggen.

Marco Kok
KOK Advies

“Elements is het eerste wat we opstarten in de ochtend, het laatste wat we ’s avonds afsluiten. We hebben alleen een internetverbinding heb je nodig om overal in te loggen. Zo hebben we direct alle gegevens bij de hand en blijven we efficiënt samenwerken met collega’s.

Marco Spijker
De Bruijn Adviesgroep

“Elements bleek niet alleen het meest flexibele van alle pakketten te zijn, maar had als grootste voordeel dat het te koppelen was met ons financieel administratiesysteem. En dat was natuurlijk erg gunstig.’’ Iwan Koch Hypotheek Visie
“Naar mijn idee is Elements hét platform voor de financiële dienstverlening. Het allerbelangrijkste voor mij is mijn relatie met mijn klant en daar wil ik mij volledig op kunnen concentreren. Met Elements is dat mogelijk.’’ – Richard Touker ToekomstNU