Ondersteuning van de workflow

Jaco is erg te spreken over het workflowsysteem van Elements. “Het vormt de optimale ondersteuning van je gehele werkproces. Er is controle op de openstaande acties en de gebruiker wordt als het ware bij de hand genomen tijdens het doorlopen van alle processtappen.” Elke stap zit in Elements verwerkt: van de aanvraag en het verzamelen van de benodigde stukken tot aan de ondersteunende communicatie met de klant en de afhandeling van het dossier. Elements zet standaard e-mails klaar, maakt taken aan en voert controles uit. “En de software maakt het mogelijk om onze klanten een SMS te sturen op het moment dat hun krediet uitbetaald is. Daar worden ze erg blij van.”

In de toekomst wil Dijkshoorn vooral de kredieten workflow nog optimaliseren. “Zoals de workflow nu ingezet wordt in het hypotheekproces, moet in de toekomst dit ook voor de kredieten worden ingericht. Daar is absoluut nog een efficiencyslag te maken.”

Dossieropbouw en klantcontact

Veruit de meeste tijd gaat bij Hypotheekadviseur Nederland zitten in klant- en productbeheer. Alle collega’s werken in Elements en dan met name in de dossiers. “Dossiervorming opbouwen, communiceren met de klant, bijbehorende registraties aanmaken en stukken verzamelen zijn de meest voorkomende zaken waar Faster Forward Elements voor wordt ingezet.”

Afdelingen

Meerdere afdelingen bij Hypotheekadviseur Nederland werken met Elements. De afdeling Finance, bijvoorbeeld, gebruikt het om dossiers in te zien. En niet alleen de klantdossiers staan in Elements. Ook die van het personeel, leveranciers en deelnemers zijn hierin opgenomen.

E-mail gekoppeld aan klantdossiers

Eerder dit jaar voerden we een update door van de user interface en een aantal functionaliteiten van de e-mailmodule. Jaco: “Sowieso is de overgang van Outlook naar Elements voor wat betreft de e-mail een vooruitgang. Neem alleen al die rij met mappen die ik vroeger in Outlook had. Nu staan de e-mails onder het juiste klantdossier. Dat is ideaal. Wanneer we op zoek zijn naar een bepaalde e-mailwisseling kunnen we die zo vinden. Dat spaart veel tijd uit.”