De koffie staat altijd klaar bij Bol-Advies
Bussum 4 medewerkers
We interviewen Ingrid Drost. Sinds 2000 werkt ze als Assurantie Adviseur bij Bol-Advies. Vanuit het centrum van Bussum adviseren ze particulieren- en zakelijke klanten over verzekeringen, belastingzaken en financiële planning.
Ingrid begon in 1987 met het vak. Haar werkgever was voor zichzelf begonnen en zocht naast ervaren personeelsleden ook nieuwe gezichten. Eén van de nieuwe gezichten was Ingrid, die direct is gestart met een opleiding. In het begin combineerde ze een administratieve functie met een adviseursfunctie bij het assurantiekantoor. Ze schakelde al snel door naar fulltime adviseren.
Een klein team met grote ervaring
Tijdens het werk bij haar voormalige werkgever ontmoette ze ook collega Cees Bol. Ondanks dat zijn vader een assurantiekantoor had, deed hij bij hetzelfde kantoor ervaring op ‘buiten de deur’.
Ingrid: “Toen Cees zijn vader Joop met pensioen ging, heeft hij gevraagd of ik bij Bol Advies wilde komen. Sindsdien is de tijd heel snel gegaan.”
Inmiddels staat Ingrid al ruim 22 jaar met een vast team klaar voor de klant. Het kantoor heeft personeel zien komen en gaan, maar uiteindelijk bleven de vier steunpilaren staan. Het team bestaat uit oprichter Joop Bol, zijn zoon en huidige eigenaar Cees, Ingrid en Margé die er ruim 25 jaar werkt als administratie- en belastingadviseur.
De software van Faster Forward maakt het werk een stuk gemakkelijker en hierdoor gaan bepaalde zaken sneller en besparen we tijd.
Iedereen heeft zijn eigen tak van sport
Ondanks dat ieder zijn eigen specialisme heeft, helpen ze elkaar dagelijks. Doordat ze een klein team zijn, is het namelijk ook makkelijk om met elkaar te overleggen.
Ingrid: “Met een klein team is het prima en behapbaar. Iedereen heeft zijn eigen tak van sport en we weten alles van elkaar. Zo helpen we elkaar waar nodig en zijn we tevreden hoe het er nu aan toegaat.”
En dat is begrijpelijk met zoveel ervaring binnen één team. Ook Joop is nog altijd betrokken bij de organisatie.
Ingrid: “Joop is nu 85, maar heeft nog steeds zijn eigen klanten. Als de gezondheid het toelaat dan komt hij even aanlopen en drinken we een bakje koffie. Zo hoort hij hoe het gaat en kan hij zijn eigen ding nog doen.”
De deur staat altijd open voor de klant
Over het klantenaantal hoeft het kantoor niet te klagen. Zoals Ingrid het beschrijft zitten ze ‘helemaal vol’. Ze zijn daarom ook selectief in het aannemen van nieuwe klanten. Als er op een moment geen plek is, verwijzen ze de klant door naar een collega kantoor. Ze willen namelijk volledig betrokken zijn en de wensen van de klant vertalen naar mogelijkheden.
Voorheen, toen Bol-Advies nog onderdeel was van RegioBank, adverteerde ze hun diensten nog weleens in nieuwsbladen. Tegenwoordig komen klanten binnen via mond-tot-mond reclame.
Ingrid: “We doen al jaren niet meer aan reclame. We adviseren een totaalpakket aan financiële diensten en daarom hebben we ruime tijd nodig om onze klanten goed te adviseren. Uiteraard komen er nieuwe klanten aanwaaien, maar we willen niet de verwachting creëren dat we iemand kunnen helpen, terwijl dat niet zo is.”
Klanten mogen op werkdagen tussen 09:00 en 17:00 uur binnenlopen. Zo staat op kantoor de donderdag ook bekend als ‘chaosdag’. Op die dag is het ook markt in het centrum en dan lopen mensen vaak even binnen. Zeker met belastingaangifte. Dan komt iedereen van februari tot en met april even langs. Op dat moment schuift Ingrid een gedeelte van haar verzekeringstaken opzij en helpt ze haar collega’s waar nodig.
Missie
Voor inzicht, overzicht en vooruitzicht!
Klant
Gebruiker van de software
sinds 2022
Locatie
Bussum
Online oriënteren, offline advies
Het kantoor bedient zowel particulier- als zakelijke klanten. Zo helpen ze zakelijke klanten voornamelijk met de financiële administratie en bestaat het klantenbestand voor ongeveer 80 procent uit particuliere klanten.
Veel van de particuliere klanten hebben een verzekering lopen. Zo ook de kinderen van huidige klanten. Meestal zoeken zij online naar informatie, maar komen hier zonder advies niet aan uit.
Ingrid: “Deze doelgroep oriënteert zelf op het internet, maar komt daarna naar ons. Vaak is het te ingewikkeld, het huis groter dan gemiddeld of lopen ze ergens tegenaan. Dan komen ze snel even binnen met de vraag of we hen goed advies kunnen geven. En als iemand niet langs wilt komen, kunnen ze natuurlijk ook bellen of e-mailen.”
Persoonlijke aandacht
Het grootste aantal verzekeringen die worden afgesloten zijn schadeverzekeringen, gevolgd door levensverzekeringen.
Ingrid: “Dat we ook veel verzekeringen afsluiten, komt omdat Cees daar ook mee in aanraking komt via hypotheken en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. De klant komt eerst bij Cees en vervolgens bij mij. Doordat we de klant direct doorverwijzen, houden we de lijnen kort en het contact met de klant persoonlijk.”
Het geven van persoonlijke aandacht is al vroeg aangeleerd.
Ingrid: “Meneer Bol zei vroeger al van ‘eerst het lief en leed aanhoren en daarna werken’. En we merken ook dat de klant vaak eerst een praatje wil maken. Dat vinden ze fijn aan ons kantoor.”
De overstap naar Faster Forward
Bol-Advies is sinds januari 2022 gebruiker van de software van Faster Forward. Het kantoor kreeg het gevoel dat ze drie stappen achterliepen. Hierdoor is de keuze gemaakt om over te stappen naar de software van Faster Forward.
Ingrid: “Ons vorige pakket was beperkter dan deze software. Het is fijn dat we nu gebruik kunnen maken van alle koppelingen. Dat maakt het werk een stuk gemakkelijker en hierdoor gaan bepaalde zaken sneller en besparen we tijd.”
Deze software ligt dichter bij hun dagelijkse werkzaamheden en ze hebben nu de zekerheid dat alles wél werkt. Het werkt zo goed, dat Ingrid soms nog moet wennen aan de nieuwe, handige werkwijze.
Ingrid: “Het is een valkuil omdat je denkt dat je alles weet, maar dan merk je ook dat het beter kan. Daar moet ik wel even alert op zijn. Na al die jaren heb je een bepaalde werkwijze aangeleerd en dan kijk je niet verder dan je neus lang is. In plaats van twee opties is er nu misschien een derde optie die beter is.”
Voordelen
De software van Faster Forward heeft volgens Ingrid en haar collega’s de volgende voordelen.
Met de software besparen we tijd
Dankzij dit systeem kunnen we goed samenwerken
Veel mogelijkheden met verschillende koppelingen
De software is gemakkelijk hanteerbaar
De helpdesk staat altijd voor ons klaar
Conversie, implementatie en gebruik
Na de keuze voor Faster Forward werd de implementatie gestart. Over de omschakeling naar de nieuwe software, inclusief dataoverdracht, is Ingrid erg te spreken.
Ingrid: “We hebben weleens eerder een conversie gehad waardoor ik daar meer ellende van verwachtte. Toen waren we altijd wat kwijt. Maar bij Faster Forward was dit echt minimaal en is alles direct goed opgelost.”
Tijdens de overstap is onze Business Consultant Anish langs geweest om trainingen te geven over o.a. het gebruik maken van ADN en Aplaza. Ook nu staat hij nog altijd klaar voor vragen en gaat hij in het begin van 2023 weer langs het kantoor. Het kantoor gaat zich nog verdiepen in de overige koppelingen. Maar zoals deze software er nu staat met alle klanten erin, is iedereen er enthousiast over.
Ingrid: “Veel dingen kunnen nu juist wél, terwijl dit eerst niet kon. Dat levert ons veel voordelen op. Zo hebben we bijvoorbeeld ook klanten die ver weg wonen. Voorheen verstuurde deze klanten informatie op allerlei manieren en bestanden waarbij wij dachten: ‘Wat moet ik hier nu mee?’. Nu zetten we direct alle gegevens klaar en staat alles in één systeem.”
