Ooms Makelaars en Financieel Adviseurs

Stefanie Becker van Ooms vertelt Naomi haar ervaring met Elements.

Het kantoor van Ooms makelaars en financieel adviseurs zit in een prachtig pand aan de Maaskade. Gelegen op het Noordereiland heb je een prachtig uitzicht over de skyline van Rotterdam. Het is dan ook zeker geen straf om voor een afspraak met Stefanie Becker van Ooms naar deze prachtlocatie te gaan. Na een korte rondleiding door het gebouw, gebouwd begin 20e eeuw en de tand des tijds goed doorstaan, gaan we zitten om het over Elements te hebben.

Hoe kwam Ooms bij Faster Forward Elements terecht?

Stefanie werkt al 12 jaar bij Ooms. Toen werkte Ooms nog met het (inmiddels niet meer in ontwikkeling) softwarepakket Iris. Kort daarna is men overgestapt naar Anva, waarin alleen een verzekeringsproces beschikbaar was. Ooms heeft in samenspraak met Anva een hypothekenproces ontwikkeld in Anva Software.
In 2010 is Ooms aangesloten als Hypotheekshopkantoor. Daar heeft men kennis gemaakt met Elements van Faster Forward. Hoewel Ooms niet lang als Hypotheekshopkantoor heeft gewerkt, is men wel met Elements blijven werken.

Hoe ziet een werkdag eruit bij Ooms?

Alle medewerkers van Ooms financieel adviseurs gebruiken Elements, maar de collega’s van makelaardij niet. Gedurende de volledige werkdag werkt men in Elements. Veelgebruikte werkzaamheden zijn: werken vanuit de takenlijst en e-mails versturen en beantwoorden. ”De communicatie met de klant over het dossier en taken die gegenereerd worden vanuit workflows zijn hierbij de leidraad voor ons werkproces,” vertelt Stefanie. ”Natuurlijk zit er een verdeling in de werkzaamheden en zo ook in het gebruik van Elements. Adviseurs werken voornamelijk met de stukkenlijst en documenten in het dossier.” 

Op de vraag wat zij nu het grootste voordeel van Elements vinden, antwoordt Stefanie: ”wat we fijn vinden werken is de indeling in het systeem. Het werkt prettig dat er verschillende tabbladen in Elements staan die de modules weergeven. Tevens heb je binnen je klantdossiers verschillende tabbladen.”

Waarom is Elements de beste oplossing?

”Het grootste verschil met jaren geleden is dat we nu eindelijk alles digitaal hebben. Klantinformatie, producten, registraties behorend bij het dossier, niks hiervan staat nog op papier.  Alles is digitaal.” 

Het voordeel is dat alles wat digitaal opgeslagen staat, gebruikt wordt als input voor verschillende processen. Er draaien verschillende controle processen op de achtergrond met timers, die op het juiste moment voor de juiste medewerker bij Ooms een taak generen. Hierdoor houdt met overzicht en wordt men op tijd geïnformeerd, wanneer era actie ondernomen moet worden.

”Dit overzicht is voor ons cruciaal. We zien van onze klanten terug welke documenten gebruikt zijn voor een bepaalde aanvraag. Verder pakken we zo bijbehorende registraties erbij, want die staan gekoppeld aan die aanvraag. Als een aanvraag ‘de kast in kan’ archiveren we die, met de mogelijkheid om hem op elk willekeurig moment terug t halen.” 

Naast Elements werkt Ooms met het adviespakket Adviesbox. Een groot deel van de verzekeringen loopt via Vandien service provider, daarom wordt hiervoor het ‘VSP’ extranet gebruikt. Dit zijn de enige andere software pakketten die nog gebruikt moeten worden naast Faster Forward Elements.

Waarom is Elements de beste oplossing?

Zoals gezegd lopen de schadeverzekeringen via Vandien Serviceprovider. Het beheer ligt ook daar. ”Maar”, vult Stefanie aan: ”voor ons eigen overzicht zou het prettig zijn om de polissen en bijbehorende polisnummers in Elements te hebben staan. Als in de toekomst een koppeling tussen Elements en Vandien gemaakt zou kunnen worden, zou dat voor ons ideaal zijn”.

 

Ook vragen wij Stefanie of zij nog wensen heeft voor Elements. Zij ziet vooral verbetermogelijkheden in gebruiksvriendelijkheid. ”Veel functionaliteiten bevatten wat we nodig hebben, maar zijn niet heel gemakkelijk in gebruik. Een voorbeeld hiervan is de campagnemanager. Met de functionaliteiten zijn wij erg tevreden, maar het zou prettig zijn als het systeem je meer zou begeleiden bij het invullen van bepaalde velden” sluit Stefanie af.