Automatiseer de documenten stroom

Document management-tool voor iedere professional

Elements als document management system zorgt voor de constante opslag en synchronisatie van inkomende- en uitgaande documenten in de cloud. Alle gegevens worden overzichtelijk gearchiveerd en onderverdeeld in klantdossiers. Hierdoor is alles eenvoudig te raadplegen en zo nodig gemakkelijk en veilig te delen. Bovendien voldoet de opslag aan alle wet- en regelgeving rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4 voordelen van een document management systeem

Snel documenten opstellen
Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert
Snel documenten bewerken
De mijn-omgeving zet de klant tijdig aan het werk

Demo inplannen

en 4 voordelen van documenten in Elements



Snel documenten opstellen

Adviseurs kunnen gebruikmaken van gestandaardiseerde templates voor teksten en documenten. Daardoor heeft alle schriftelijke uitgaande communicatie dezelfde professionele uitstraling. Bovendien zorgt het werken met templates voor een aanzienlijke tijdwinst.

De workflows voor document management zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment en met de juiste inhoud worden gegenereerd. Doordat gegevens niet meer handmatig overgenomen hoeven te worden, neemt de kans op fouten af.



Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert

Stuurt een verzekeringsmaatschappij polisbladen of andere documentatie voor één specifieke klant? Dan verwerkt Elements deze documenten automatisch via Aplaza. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld een hypotheekofferte via HDN. Elements plaatst de documenten in het juiste klantdossier en stelt de adviseur via een alert op de hoogte. De administratie is zo altijd volledig up-to-date.



Snel documenten bewerken

Bevat een aangeleverd pdf-bestand uit een of meerdere bestanden? Dan biedt Elements de mogelijkheid om deze bestanden te splitsen of juist samen te voegen tot één bestand. Documenten die gescand moeten worden, kunnen desgewenst direct worden doorgestuurd naar het juiste klantdossier.



uwkluis zet de klant tijdig aan het werk

Het centraal inzamelen van alle benodigde documentatie scheelt veel tijd en rompslomp. De workflow-engine in Elements attendeert de adviseur er tijdig op dat hij de stukkenlijst (met daarop alle documentatie die nodig zijn voor de registratie en aanvraag) moet versturen aan de klant. Heeft de klant alle benodigde administratieve stukken verzameld? Dan kan hij of zij ze zelf uploaden via uwkluis. De adviseur ontvangt een melding van elke upload. Zodra alles binnen is, controleert de adviseur de stukken en verzendt hij ze met één druk op de knop via HDN naar de bank.

Vooruitdenkers beheren klanten met Elements

Documenten staan dankzij Elements niet meer verspreid over verschillende locaties.

Jorrit aan het Rot
Mede-eigenaar, Vlot Advies

Lees Jorrit’s verhaal »

CRM zorgt voor structuur dankzij de dossiervorming met documenten en communicatie.

Jaco Dijkshoorn
Adviseur Financieel Fit

Lees Jaco’s verhaal »

Via de mijn-omgeving komen alle stukken komen meteen in het juiste dossier in Elements.

Jannus Deijkers
Oprichter, Huiskamer Hypotheken

Lees Jannus’s verhaal »

i

Documenten + CRM

Alle inkomende en uitgaande communicatie wordt automatisch geregistreerd onder het klantdossier. Zo beschik je direct over de laatste communicatie. Bovendien heeft iedere afdeling inzicht in alle gebeurtenissen rondom jouw relaties.

Hypotheekoffertes
Verzekeringspolissen
OTD’s en DVD’s
Persoonsdocumenten



Documenten + uwkluis

Vanuit het CRM vraag je in een paar klikken de gewenste documenten op bij jouw klanten. Klanten kunnen vervolgens in hun persoonlijke uwkluis documenten uploaden, de beoordeling van hun documenten inzien en hun gegevens wijzigen.

Beveiligde omgeving
Uploads direct in CRM
Bewaard in klantdossier
Klant op de hoogte



Documenten + E-mail

Elements voegt automatisch de bijlagen toe die aan een mail gekoppeld zijn. Hiermee hoef je deze niet handmatig te zoeken en toe te voegen. Daarnaast sla je bijlagen uit e-mails in één klik op in het bijbehorende klantdossier.

Documenten in CRM
Eenvoudig te vinden
Minder zoeken
Veilig opgeslagen



Documenten + Privacy

Veel persoonsdocumenten bevatten privacygevoelige gegevens. Daarom kan je via het uitgebreide rechtensysteem in Elements de toegang van bepaalde medewerkers beperken. Zo weet je zeker dat de gegevens niet in de verkeerde handen vallen.

Geborgd voor wetgeving
Privacy voor klanten
Toegang zelf beheren
Rechten zelf beheren

Profiteer van alle tools

Elements is veel meer dan alleen CRM. De all finance oplossing beschikt namelijk over vele andere elementen, waarvan het klantdossier (CRM) het hart vormt. Zo beschik je over alle benodigde tools, vanuit één integraal platform.