Documentmanagement

Documentmanagement-tool voor iedere professional

Grote voordelen van documentmanagement

  • Snel documenten opstellen
  • Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert
  • Snel documenten bewerken
  • Digimap zet de klant tijdig aan het werk

Automatiseer de inkomende en uitgaande documentenstroom

Elements zorgt voor de constante opslag en synchronisatie van documenten in de cloud. Alle gegevens worden overzichtelijk gearchiveerd en onderverdeeld in klantdossiers. Hierdoor is alles eenvoudig te raadplegen en zo nodig gemakkelijk en veilig te delen. Bovendien voldoet de opslag aan alle wet- en regelgeving rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

4 voordelen van documentmanagement

N

Snel documenten opstellen

Adviseurs kunnen gebruikmaken van gestandaardiseerde templates voor teksten en documenten. Daardoor heeft alle schriftelijke uitgaande communicatie dezelfde professionele uitstraling. Bovendien zorgt het werken met templates voor een aanzienlijke tijdwinst.

De workflows voor documentmanagement zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment en met de juiste inhoud worden gegenereerd. Doordat gegevens niet meer handmatig overgenomen hoeven te worden, neemt de kans op fouten af.

N

Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert

Stuurt een verzekeringsmaatschappij polisbladen of andere documentatie voor één specifieke klant? Dan verwerkt Elements deze documenten automatisch via Aplaza. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld een hypotheekofferte via HDN. Elements plaatst de documenten in het juiste klantdossier en stelt de adviseur via een alert op de hoogte. De administratie is zo altijd volledig up-to-date.

 

N

Snel documenten bewerken

Bevat een aangeleverd pdf-bestand een of meerdere documenten? Dan biedt Elements de mogelijkheid om deze documenten te splitsen of juist samen te voegen tot één bestand. Documenten die gescand moeten worden, kunnen desgewenst direct worden doorgestuurd naar het juiste klantdossier.
N

Digimap zet de klant tijdig aan het werk

Het centraal inzamelen van alle benodigde documenten scheelt veel tijd en rompslomp. De workflow-engine in Elements attendeert de adviseur er tijdig op dat hij de stukkenlijst (met daarop alle documenten die nodig zijn voor de registratie en aanvraag) moet versturen aan de klant. Heeft de klant alle benodigde administratieve stukken verzameld? Dan kan hij of zij ze zelf uploaden via Digimap. De adviseur ontvangt een melding van elke upload. Zodra alles binnen is, controleert de adviseur de stukken en verzendt hij ze met één druk op de knop via HDN naar de bank.

“Als je vroeger een papieren dossier van een collega overnam was je al 2 uur bezig om de belangrijkste documenten te zoeken. Met Elements hebben we direct inzicht in alle documenten en diensten binnen een klantdossier. Dat bespaart enorm veel tijd.”

– Marcel van Leeuwen
EBC Nederland

“We zien van onze klanten terug welke documenten gebruikt zijn voor een bepaalde aanvraag. Verder pakken we zo bijbehorende registraties erbij, want die staan gekoppeld aan die aanvraag. Als een aanvraag ‘de kast in kan’ archiveren we die, met de mogelijkheid om hem op elk willekeurig moment terug te halen.”

– Stefanie Becker
Ooms Makelaars en Financieel Adviseurs

“Elements sluit volledig aan bij mijn filosofie om transparant samen te werken met mijn klanten. Daarnaast zorgt de ondersteuning in mijn dagelijkse processen ervoor dat ik ‘lean’ kan werken. Dit ‘lean werken’ merk ik vooral doordat stukkenlijsten uit dossiers direct met de bank communiceren. Dat werkt gewoon perfect.”

Jannus Deijkers
Huiskamer Hypotheken

Functionaliteiten combineren = vooruitdenken

Elements is natuurlijk veel meer dan alleen documentmanagement. Elements beschikt namelijk over vele andere elementen, waarvan het klantdossier (CRM) het hart vormt. Zo beschikt u over alle klantgegevens, vanuit één integraal platform.

CRM

✔ Nooit meer handmatig gegevens overnemen
✔ Alle gegevens verzameld in één klantdossier

Workflows

✔ Automatiseer standaard werkzaamheden
✔ Elimineer onnodige handelingen

Productmanagement

✔ Automatische verwerking van HDN, ADN, Aplaza en Risk berichten
✔ Wegboeken van prolongaties en mutaties

Documentmanagement

✔ Geen stapels met papierwerk meer
✔ Digitaal documenten uitwisselen met klanten

Communicatie

✔ Alle communicatie samengebracht in één dossier
✔ Persoonlijke en gezamenlijke e-mailmappen

Agenda en taken

✔ Eenvoudig afspraken inplannen voor u en uw collega’s
✔ Taken van uw bedrijf inzien, verzetten en overnemen

Digimap

✔ Veilig klantportaal in eigen huisstijl
✔ Klant heeft actueel inzicht in zijn gegevens

Boekhouding

✔ Solide financiële verantwoording
✔ Geautomatiseerd facturen versturen

Rapportages

✔ Wekelijks automatische managementinformatie
✔ Overzicht in bedrijfsactiviteiten

Urenregistratie

✔ Efficiënter werken en plannen
✔ Uren eenvoudig koppelen aan facturatie

Ervaar de kracht van Elements vraag een persoonlijke demonstratie aan

Ontdek waarom 4000+ gebruikers u voor gingen.

Contactformulier