Document management system
Document management-tool voor iedere professional
Voordelen van Elements als document management system
- Snel documenten opstellen
- Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert
- Snel documenten bewerken
- De mijn-omgeving zet de klant tijdig aan het werk
Automatiseer de inkomende en uitgaande documentenstroom
Elements als document management system zorgt voor de constante opslag en synchronisatie van documenten in de cloud. Alle gegevens worden overzichtelijk gearchiveerd en onderverdeeld in klantdossiers. Hierdoor is alles eenvoudig te raadplegen en zo nodig gemakkelijk en veilig te delen. Bovendien voldoet de opslag aan alle wet- en regelgeving rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
4 voordelen van een document management system
Snel documenten opstellen
Adviseurs kunnen gebruikmaken van gestandaardiseerde templates voor teksten en documenten. Daardoor heeft alle schriftelijke uitgaande communicatie dezelfde professionele uitstraling. Bovendien zorgt het werken met templates voor een aanzienlijke tijdwinst.
De workflows voor document management zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment en met de juiste inhoud worden gegenereerd. Doordat gegevens niet meer handmatig overgenomen hoeven te worden, neemt de kans op fouten af.
Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert
Stuurt een verzekeringsmaatschappij polisbladen of andere documentatie voor één specifieke klant? Dan verwerkt Elements deze documenten automatisch via Aplaza. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld een hypotheekofferte via HDN. Elements plaatst de documenten in het juiste klantdossier en stelt de adviseur via een alert op de hoogte. De administratie is zo altijd volledig up-to-date.
Snel documenten bewerken
uwkluis zet de klant tijdig aan het werk
Het centraal inzamelen van alle benodigde documenten scheelt veel tijd en rompslomp. De workflow-engine in Elements attendeert de adviseur er tijdig op dat hij de stukkenlijst (met daarop alle documenten die nodig zijn voor de registratie en aanvraag) moet versturen aan de klant. Heeft de klant alle benodigde administratieve stukken verzameld? Dan kan hij of zij ze zelf uploaden via uwkluis. De adviseur ontvangt een melding van elke upload. Zodra alles binnen is, controleert de adviseur de stukken en verzendt hij ze met één druk op de knop via HDN naar de bank.
Eén systeem voor uw organisatie
Documenten managen op klant- en productniveau
Documenten + CRM
Alle inkomende en uitgaande documenten slaat u eenvoudig op in het CRM. Bovendien heeft u inzicht in alle relevante documenten omdat u werkt vanuit één softwaresysteem. Zo bespaart u zoekwerk én behoudt u het overzicht.
- Hypotheekoffertes
- Verzekeringspolissen
- OTD’s en DVD’s
- Persoonsdocumenten
Documenten + uwkluis
Vanuit het CRM vraagt u in een paar klikken de gewenste documenten op bij uw klanten. Klanten kunnen vervolgens in hun persoonlijke uwkluis documenten uploaden, de beoordeling van hun documenten inzien en hun gegevens wijzigen.
- Beveiligde omgeving
- Uploads direct in CRM
- Bewaard in klantdossier
- Klant op de hoogte
Documenten + E-mail
Elements voegt automatisch de bijlagen toe die aan een mail gekoppeld zijn. Hiermee hoeft u deze niet handmatig te zoeken en toe te voegen. Daarnaast slaat u bijlagen uit e-mails in één klik op in het bijbehorende klantdossier.
- Documenten in CRM
- Eenvoudig te vinden
- Minder zoeken
- Veilig opgeslagen
Documenten + Privacy
Veel persoonsdocumenten bevatten privacygevoelige gegevens. Daarom kunt u via het uitgebreide rechtensysteem in Elements de toegang van bepaalde medewerkers beperken. Zo weet u zeker dat de gegevens niet in de verkeerde handen vallen.
- Geborgd voor wetgeving
- Privacy voor klanten
- Toegang zelf beheren
- Rechten zelf beheren
Documenten in uw broekzak met
Faster Forward On Route
Faster Forward On Route is een handige app voor iedere iOS gebruiker van Elements. Met deze app heeft u alle relevante documenten altijd bij de hand. Bovendien heeft u overal toegang tot uw klantdossiers, agenda, e-mails en productgegevens.
Volledige integratie van functionaliteiten
Elements is natuurlijk veel meer dan alleen een document management system. Elements beschikt namelijk over vele andere elementen, waarvan het klantdossier (CRM) het hart vormt. Zo beschikt u over alle klantgegevens, vanuit één integraal platform.
CRM
✔ Nooit meer handmatig gegevens overnemen
✔ Alle gegevens verzameld in één klantdossier
Workflows
✔ Automatiseer standaard werkzaamheden
✔ Elimineer onnodige handelingen
Productmanagement
✔ Automatische verwerking van HDN, ADN, Aplaza en Risk berichten
✔ Wegboeken van prolongaties en mutaties
uwkluis
✔ Veilig klantportaal in eigen huisstijl
✔ Klant heeft actueel inzicht in zijn gegevens
Communicatie
✔ Alle communicatie samengebracht in één dossier
✔ Persoonlijke en gezamenlijke e-mailmappen
Agenda en taken
✔ Eenvoudig afspraken inplannen voor u en uw collega’s
✔ Taken van uw bedrijf inzien, verzetten en overnemen
Urenregistratie
✔ Efficiënter werken en plannen
✔ Uren eenvoudig koppelen aan facturatie
Boekhouding
✔ Solide financiële verantwoording
✔ Geautomatiseerd facturen versturen
Rapportages
✔ Wekelijks automatische managementinformatie
✔ Overzicht in bedrijfsactiviteiten
Ervaar de kracht van Elements tijdens een persoonlijke demonstratie
Ontdek waarom 4.000+ gebruikers u voor gingen
