Document management system

Document management-tool voor iedere professional

Voordelen van Elements als document management system

Snel documenten opstellen
Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert
Snel documenten bewerken
De mijn-omgeving zet de klant tijdig aan het werk

Automatiseer de inkomende en uitgaande documentenstroom

Elements als document management system zorgt voor de constante opslag en synchronisatie van documenten in de cloud. Alle gegevens worden overzichtelijk gearchiveerd en onderverdeeld in klantdossiers. Hierdoor is alles eenvoudig te raadplegen en zo nodig gemakkelijk en veilig te delen. Bovendien voldoet de opslag aan alle wet- en regelgeving rondom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

i

4 voordelen van een document management system

N

Snel documenten opstellen

Adviseurs kunnen gebruikmaken van gestandaardiseerde templates voor teksten en documenten. Daardoor heeft alle schriftelijke uitgaande communicatie dezelfde professionele uitstraling. Bovendien zorgt het werken met templates voor een aanzienlijke tijdwinst.

De workflows voor document management zorgen ervoor dat documenten op het juiste moment en met de juiste inhoud worden gegenereerd. Doordat gegevens niet meer handmatig overgenomen hoeven te worden, neemt de kans op fouten af.

N

Een Aplaza-koppeling die zelf archiveert

Stuurt een verzekeringsmaatschappij polisbladen of andere documentatie voor één specifieke klant? Dan verwerkt Elements deze documenten automatisch via Aplaza. Ditzelfde geldt voor bijvoorbeeld een hypotheekofferte via HDN. Elements plaatst de documenten in het juiste klantdossier en stelt de adviseur via een alert op de hoogte. De administratie is zo altijd volledig up-to-date.

N

Snel documenten bewerken

Bevat een aangeleverd pdf-bestand een of meerdere documenten? Dan biedt Elements de mogelijkheid om deze documenten te splitsen of juist samen te voegen tot één bestand. Documenten die gescand moeten worden, kunnen desgewenst direct worden doorgestuurd naar het juiste klantdossier.

N

uwkluis zet de klant tijdig aan het werk

Het centraal inzamelen van alle benodigde documenten scheelt veel tijd en rompslomp. De workflow-engine in Elements attendeert de adviseur er tijdig op dat hij de stukkenlijst (met daarop alle documenten die nodig zijn voor de registratie en aanvraag) moet versturen aan de klant. Heeft de klant alle benodigde administratieve stukken verzameld? Dan kan hij of zij ze zelf uploaden via uwkluis. De adviseur ontvangt een melding van elke upload. Zodra alles binnen is, controleert de adviseur de stukken en verzendt hij ze met één druk op de knop via HDN naar de bank.

Eén systeem voor uw organisatie

Documenten managen op klant- en productniveau

i

Documenten + CRM

Alle inkomende en uitgaande documenten slaat u eenvoudig op in het CRM. Bovendien heeft u inzicht in alle relevante documenten omdat u werkt vanuit één softwaresysteem. Zo bespaart u zoekwerk én behoudt u het overzicht.

Hypotheekoffertes
Verzekeringspolissen
OTD’s en DVD’s
Persoonsdocumenten



Documenten + uwkluis

Vanuit het CRM vraagt u in een paar klikken de gewenste documenten op bij uw klanten. Klanten kunnen vervolgens in hun persoonlijke uwkluis documenten uploaden, de beoordeling van hun documenten inzien en hun gegevens wijzigen.

Beveiligde omgeving
Uploads direct in CRM
Bewaard in klantdossier
Klant op de hoogte



Documenten + E-mail

Elements voegt automatisch de bijlagen toe die aan een mail gekoppeld zijn. Hiermee hoeft u deze niet handmatig te zoeken en toe te voegen. Daarnaast slaat u bijlagen uit e-mails in één klik op in het bijbehorende klantdossier.

Documenten in CRM
Eenvoudig te vinden
Minder zoeken
Veilig opgeslagen



Documenten + Privacy

Veel persoonsdocumenten bevatten privacygevoelige gegevens. Daarom kunt u via het uitgebreide rechtensysteem in Elements de toegang van bepaalde medewerkers beperken. Zo weet u zeker dat de gegevens niet in de verkeerde handen vallen.

Geborgd voor wetgeving
Privacy voor klanten
Toegang zelf beheren
Rechten zelf beheren

Documenten in uw broekzak met
Faster Forward On Route

Faster Forward On Route is een handige app voor iedere iOS gebruiker van Elements. Met deze app heeft u alle relevante documenten altijd bij de hand. Bovendien heeft u overal toegang tot uw klantdossiers, agenda, e-mails en productgegevens.

Lees meer over de adviseursapp

“Elements sluit volledig aan bij mijn filosofie om transparant samen te werken met mijn klanten. Daarnaast zorgt de ondersteuning in mijn dagelijkse processen ervoor dat ik ‘lean’ kan werken. Dit ‘lean werken’ merk ik vooral doordat stukkenlijsten uit dossiers direct met de bank communiceren. Dat werkt gewoon perfect.”

– Jannus Deijkers
Huiskamer Hypotheken

“Toen ik vroeger een papieren dossier van een collega overnam, was ik al 2 uur bezig om de belangrijkste documenten te zoeken. Met Elements als document management system hebben we direct inzicht in alle documenten en diensten binnen een klantdossier. Dat bespaart enorm veel tijd.”

– Marcel van Leeuwen
EBC Nederland

“We zien van onze klanten terug welke documenten gebruikt zijn voor een bepaalde aanvraag. Verder pakken we zo de bijbehorende registraties erbij, want die staan gekoppeld aan die aanvraag. Als een aanvraag ‘de kast in kan’ archiveren we die, met de mogelijkheid om hem op elk willekeurig moment terug in te zien.”

– Stefanie Becker
Ooms Makelaars en Financieel Adviseurs

Lees de ervaringen van onze referenten

Werk efficiënt samen met collega’s

Vergeet zoeken in verschillende systemen. Met Elements heeft u niet alleen een document management system, maar alle benodigde softwaretools. Schakel in een paar klikken over naar een andere module: alle gegevens zijn in no-time inzichtelijk. Zo werkt uw advieskantoor efficiënt samen in één online platform.