Overstappen naar Elements, hoe werkt dat?

Over Selim Coban

Selim is sinds 1 februari werkzaam als Consultant Dataconversie bij Faster Forward. Hierbij ondersteunt hij klanten bij de overstap van hun vorige softwarepakket naar Elements. Dit doet hij samen met zijn collega-consultants bij Faster Forward en een data-expert.

Allereerst belt een Faster Forward-consultant de klant om de inrichting en conversie te inventariseren. Hierbij worden alle wensen en mogelijkheden nog eens doorgenomen. Tevens wordt er een planning gemaakt voor het gehele implementatietraject. Wanneer dit is vastgelegd, start Selim het conversietraject op.

Hoe help jij klanten bij de overstap naar Elements?

Selim: “Ik begeleid de conversie en help de klant bij zijn/haar vragen. Voorafgaand aan de daadwerkelijke conversie plan ik eerst een proef-conversie in. Hierbij testen we of alle gegevens correct zijn overgezet naar Elements en of het nodig is om datavelden te wijzigen. Wanneer alle gegevens naar wens worden geconverteerd, plan ik de daadwerkelijke live-conversie in. De live-conversie wordt een aantal weken na de proefconversie ingepland, zodat er genoeg doorlooptijd is om alles grondig te testen.”

Om de enorme hoeveelheid data uit een softwaresysteem te halen, werkt Selim samen met een data-expert. Hij is gespecialiseerd in het analyseren en omzetten van gegevensvelden van meerdere softwareoplossingen.

Wat is de rol van de data-expert?

“Onze data-expert verkrijgt de ruwe data vanuit de klant en levert de data in het juiste formaat bij mij aan. Verder stelt hij meerdere tools ter beschikking om alle data op een veilige manier over te dragen en om klantvragen omtrent de conversie in een ticketsysteem te registreren. Hierbij denkt hij ook zoveel mogelijk mee met de klant en bekijkt hij mogelijke problemen die opkomen bij de conversie,” aldus Selim.

Starten met een nieuw softwaresysteem is voor veel organisaties een ingrijpende verandering. Waar er in het vorige softwaresysteem mogelijk nog oude of onjuiste data stond, willen ze in Elements graag alles actueel en correct hebben staan. Hiervoor bespreekt Selim de mogelijkheden met de klant.

Bepaalt de klant zelf welke data er wordt overgezet?

Selim: “De klant kan zelf bepalen welke data wel en niet meekomt, maar dit moet wel binnen onze mogelijkheden liggen. Hier komt ook een stuk tijdmanagement bij kijken. Als we bijvoorbeeld 100 uur bezig zijn om een stukje data wel of niet mee te krijgen, moeten we aan beide kanten bekijken of dit rendabel is.”

Kunnen alle gegevens worden overgezet?

“Niet alle gegevens kunnen overgezet worden. Indien gewenst, ontvangen klanten wel een back-up van hun data na de conversie. Hierin kunnen ze data uit hun vorige softwarepakket altijd terugvinden. Er zijn echter wel datavelden in andere softwarepakketten die niet kunnen worden overgezet naar Elements. Dit komt omdat deze velden simpelweg niet bestaan in Elements.”

“Ook zijn er andere grenzen, zoals het limiet op het aantal e-mailadressen. We kunnen geen oneindig aantal e-mailadressen overzetten naar Elements. In de vorm van registraties proberen we alsnog zoveel data over te zetten naar Elements, maar dit is niet altijd even makkelijk. Daarnaast zijn er restricties op technisch gebied, waardoor niet alles geconverteerd kan worden. Onze technische afdeling is volop met de ontwikkeling van onze omgeving bezig om zoveel mogelijk over te zetten naar Elements,” aldus Selim.

Conversies naar Elements in 2018

Nadat alle data naar wens is overgezet, krijgen klanten twee keer een training en starten ze met Elements. De eerste periode is het vaak nog wennen en is er regelmatig contact met de consultants en supportmedewerkers. 

Hoe wordt er teruggekeken op een conversietraject?

“Een conversietraject duurt ongeveer 6 weken, maar het ook korter of langer duren. Dit ligt aan meerdere factoren, zoals doorlooptijden bij ons, onze data-expert en de klant. Het is vaak een traject waarbij we intensief moeten samenwerken en communiceren. Klanten zijn dan ook vaak blij wanneer ze aan de slag gaan met hun nieuwe Elements-omgeving. En dat is voor beide partijen goed om te horen.”