ERP en CRM: het verschil voor financieel adviseurs

Blog door Dimitri Duine

Dimitri Duine

Dimitri Duine

Expert in software voor financieel adviseurs

Als softwareleverancier krijgen we veel vragen over de verschillen tussen systemen. Softwaresystemen zijn echter vaak specifieke oplossingen, bomvol functionaliteiten. En hierdoor niet eenvoudig te vergelijken.

Een belangrijke afweging die financieel adviseurs moeten maken is het type software. Sommige oplossingen labelen zichzelf als ERP of CRM systeem. Maar wat betekenen deze termen nou eigenlijk? Voor u als organisatie is de oplossing belangrijk en niet de naam van het pakket. Daarom vertel ik u in deze blog meer over ERP en CRM systemen en hoe die, ieder op hun eigen manier, bepaalde problemen oplossen.

ERP en CRM, wat is het verschil?

ERP en CRM lijken veel op elkaar, maar worden beiden gebruikt voor een ander doel. Zowel ERP als CRM draagt bij aan een optimale organisatie van een financieel advieskantoor. In beide systemen wordt informatie verzameld, georganiseerd en gedeeld om zo de efficiëntie en winstgevendheid te verhogen. Het grootste verschil tussen een ERP systeem en CRM systeem is de focus, namelijk de klant of een proces. Waar ERP het bedrijf managet, wordt CRM gebruikt om de klant te managen.

Beiden systemen hebben als einddoel om als financieel advieskantoor te groeien, maar beiden pakken dit op een andere manier aan. En beide oplossingen gebruiken hiervoor specifieke functionaliteiten. En het is aan u, als financieel adviseur, om te beslissen welk systeem het beste bij u past. 

ERP systeem

ERP staat voor ‘Enterprise Resource Planning’. Het systeem managet het bedrijf en richt zich dus op de invulling van de middelen van de organisatie. Dit kunnen gewerkte uren, documenten, takenlijsten en processen zijn. Maar ook de administratie, prolongaties, mutaties, schademeldingen en boekhouding zijn vaak onderdeel van een ERP systeem.

Daarnaast is het ERP systeem van een financieel advieskantoor vaak gekoppeld aan andere softwaretools. Denk hierbij aan adviespakketten, cloudtelefonie en verbindingen met banken en verzekeraars. Wanneer een klant uw factuur met iDEAL betaalt, wordt deze automatisch in uw boekhouding verwerkt. Dankzij deze koppelingen wordt het handmatig overtypen van gegevens gereduceerd. 

Voordelen van een ERP systeem

Het uiteindelijke doel van een ERP systeem is dan ook kostenreductie. Deze reductie ontstaat door het optimaliseren van processen, waardoor er minder uren gewerkt moeten worden om hetzelfde doel te bereiken. 

Dit wordt bijvoorbeeld gerealiseerd door het automatiseren van handmatige processen. Hypotheekupdates van de bank worden direct in uw systeem getoond en klantdossiers openen vanzelf zodra de klant belt. Daarnaast worden aanvragen, mutaties en prolongaties van verzekeringen via Aplaza, ADN en HDN automatisch verwerkt. Op deze manier draagt een ERP systeem bij aan de winstgevendheid van een organisatie door standaardisatie en verbeterde processen. Bovendien wordt het systeem compliant ingericht, waardoor alle processen de toets der kritiek van toezichthouders doorstaan. 

 

ERP in een notendop

  • Samenwerken met collega’s en maatschappijen
  • Terugkerende afspraken inplannen
  • Omzet per maand vergelijken
  • Hypotheekaanvragen afhandelen
  • Taken toekennen en overnemen
  • Prolongeren en muteren
  • Statistieken en rapportages inzien
  • Schadeafhandelingen controleren
  • Vaste werkprocessen en compliance borgen

ERP
CRM

CRM systeem

CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. Deze naam duidt dus op het managen van de relatie met de klant. Dit gebeurt ondere andere door het versturen van e-mails en offertes en het opslaan van informatie en documenten. 

Bovendien beschikt u in uw CRM over de volledige hypotheek- en verzekeringsgegevens van (het gezin van) uw klant. Wanneer uw klant een bedrijf is, ziet u alle KVK-informatie, de medewerkers en hun rollen binnen het bedrijf. In combinatie met zijn of haar persoonsgegevens bouwt u zo aan het totaalprofiel van de klant. Door deze gegevens ontvangt u ook slimme meldingen. Denk hierbij aan het mogelijk oversluiten van een verzekering of een aflopende rentevastperiode. Hier speelt u vervolgens persoonlijk op in, via een telefoontje of gepersonaliseerde e-mail. 

Voordelen van een CRM systeem

In een CRM systeem beschikt iedere adviseur en binnendienstmedewerker over alle belangrijke klantgegevens. Deze gegevens worden gebruikt om nieuwe kansen bloot te leggen en bestaande contacten meer winstgevend te maken. Een gemeenschappelijke opslagplaats voor klantinformatie, communicatie en documenten behoudt hierbij het overzicht. Zo wordt, door middel van een CRM systeem, de relatie met nieuwe en bestaande klanten geïntensiveerd.

 

CRM in een notendop

  • Communiceren met klanten
  • Klantenprofiel opbouwen
  • Commerciële kansen signaleren
  • Marketingcampagnes uitzetten
  • Offertes versturen naar leads
  • Documenten opslaan
  • Bestaande relaties intensiveren

Waar moet u op letten bij het kiezen van een ERP of CRM systeem?

Heeft u besloten om aan de slag te gaan met een ERP of CRM systeem? Het kiezen van ERP- of CRM-software die geschikt is voor een organisatie met financieel adviseurs is niet eenvoudig. Niet alleen omdat er veel oplossingen en technologieën in de markt zijn om uit te kiezen, maar ook omdat u rekening moet houden met de implementatiemogelijkheden.

Inwerkperiode

Zo moet u bijvoorbeeld de juiste personen toewijzen aan het project en er rekening mee houden dat het ERP- of CRM-systeem niet 1-2-3 geïmplementeerd is. Met de komst van een nieuw systeem zullen ook bepaalde processen veranderen. Medewerkers moeten daarom de eerste maanden ingewerkt worden, waardoor de marges tijdelijk kleiner kunnen worden. 

Aanpasbaarheid

Daarnaast moet u vooraf controleren of de software aan te passen is, wanneer u bijvoorbeeld uw huisstijl, tekstsjabloon of werkproces wilt aanpassen. Sommige systemen zijn erg ‘inflexibel’, waardoor ze niet naar uw voorkeuren aan te passen zijn. Hierdoor gaat u voor de software werken, in plaats van dat de software voor ú werkt. Dat is niet wat u wilt.

Kosten

Bovendien moet u vooraf rekening houden met de kosten op de lange termijn en de toegevoegde waarde voor het financieel advieskantoor. Het is daarom belangrijk om zorgvuldig te evalueren wat uw medewerkers écht nodig hebben en op basis hiervan uw opties te evalueren.

Aandachtspunten

Om u te helpen bij de keuze voor een ERP of CRM systeem hebben we zeven aandachtspunten voor u op een rij gezet.

  1. Breng in kaart welke functionaliteiten uw organisatie nodig heeft.
  2. Beslis over de inzet van ERP of CRM: in de cloud of op eigen servers.
  3. Controleer of de geselecteerde systemen geïntegreerd kunnen worden met andere systemen binnen uw organisatie.
  4. Vraag een demo aan en ervaar zelf de software.
  5. Kies een leverancier met referenties in uw branche.
  6. Controleer of de software aangepast kan worden naar uw organisatie.
  7. Zorg ervoor dat het systeem GDPR/AVG proof is.

Deze aandachtspunten kunnen complex overkomen. Als u hier hulp bij wilt, staan wij voor u klaar met een gratis adviesgesprek. 

ERP en CRM combineren?

Het is mogelijk om enkel een CRM systeem te gebruiken, zonder dat er een ERP systeem aan te pas komt en vice versa. Veel financieel adviseurs wegen daarom af welke van deze twee systemen beter past binnen hun organisatie. Ze gebruiken bijvoorbeeld een CRM systeem om contact te houden met klanten en schrijven hun interne processen uit. Hierdoor zijn de processen gevoelig voor menselijke fouten en wordt er niet tot weinig handelingen geautomatiseerd. 

Het is echter ook mogelijk om ERP en CRM te combineren. Door CRM en ERP te combineren worden interne (administratie, documentbeheer, boekhouding, etc.) en externe (beheren en intensiveren van klantrelaties) processen beter op elkaar afgestemd.

Voordeel hiervan is dat alle bedrijfsactiviteiten geregistreerd staan in één systeem, waardoor er één centraal platform beschikbaar is voor het gehele advieskantoor. Zo vormt het ICT-systeem het hart van de onderneming.

Elements: all-in software voor ERP en CRM

Bij Faster Forward bieden we een all-in software voor ERP en CRM, specifiek ontwikkeld voor financieel adviseurs.

Met Elements bieden wij één hoogwaardig én gebruiksvriendelijk systeem dat alle processen rondom de klant stroomlijnt: dat is de gedachte achter onze financiële software. Elements omvat zowel een ERP- als een CRM- systeem en biedt daarmee het beste van twee werelden: efficiënte workflows voor de afhandeling van alle financiële en administratieve processen, gekoppeld aan laagdrempelige communicatiemogelijkheden met de eindklant. Hiermee vormt Elements het hart van de onderneming en worden alle bedrijfsactiviteiten centraal vastgelegd.

Hoe wij dit aanpakken

  1. Wij bespreken met u de mogelijkheden
  2. Wij bieden u twee weken een demonstratie omgeving aan
  3. Wij slaan uw gegevens veilig op in de cloud
  4. Wij richten integraties met bijvoorbeeld adviespakketten en telefonie-oplossingen in
  5. Wij zorgen er voor dat uw systeem GDPR/AVG proof is

Wilt u zelf ervaren wat Elements voor uw organisatie kan betekenen? Vraag dan een vrijblijvende demonstratie aan.

Demo aanvragen
CRM at home

Lees meer blogs