Digitale werkplek: het belang en de voordelen

1. Flexibiliteit

Er wordt steeds vaker vanaf thuis of onderweg gewerkt. In 2017 werkte bijna 37 procent van alle werkende Nederlanders gewoonlijk of incidenteel thuis³. Dit aantal is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen. Maar thuiswerken mag natuurlijk niet ten koste gaan van de productiviteit. Medewerkers moeten in staat zijn om altijd en vanuit iedere locatie te werken. Geef medewerkers daarom de tools die ze nodig hebben om samen te werken met andere collega’s. Denk hierbij aan CRM-systemen in de cloud en video-conference tools. Zo wordt er een flexibele werkplek gecreëerd die ondersteund wordt door technologie en ICT.

2. Samenwerking

Het wordt erg vaak gezegd, maar samenwerken is enorm belangrijk. Misschien wel het belangrijkst. Als bedrijven dit écht willen optimaliseren, is een digitale werkplek essentieel. Een digitale werkplek die voor iedereen beschikbaar is, verhoogd namelijk de betrokkenheid van alle werknemers.

Het moet makkelijk zijn om informatie te delen. Is een klant verhuisd of ontevreden? Maak snel een notitie die voor iedereen zichtbaar is. Zo kan iedere medewerker hier rekening mee houden of bij het volgende gesprek op inspelen.

3. Transparantie

Een digitale werkplek brengt ook transparantie binnen een organisatie. De activiteiten van zowel de medewerkers als de klanten worden namelijk vastgelegd in het systeem. Als het niet is geregistreerd, dan is het in feite niet gebeurd. Zo kan iedereen verantwoordelijk worden gehouden voor zijn acties.

Daarnaast geeft transparantie een boost aan de productiviteit. Iedereen kan namelijk zien welke taken al voltooid en onvoltooid zijn. Of welke e-mails al verstuurd of niet verstuurd zijn. Hierdoor weet iedere medewerker wat er te doen staat, zonder een extra telefoontje of mailtje. Dat scheelt tijd.

4. Professionaliteit

Een digitale werkplek kan tevens de professionaliteit van uw dienstverlening verbeteren. U wilt altijd een volledig beeld van de klant hebben. Als u een half jaar geleden contact hebt gehad met een klant, weet u waarschijnlijk niet meer wat er toen besproken is. Maar zodra de klant belt, wilt u dit wel direct inzichtelijk hebben. Zo komt u professioneel over.

Waarschijnlijk hebben meerdere collega’s contact met de klant. Het is daarom ook van belang welke acties uw collega’s hebben uitgevoerd of wat zij gecommuniceerd hebben naar de klant. Als iemand al een keer gebeld heeft, wilt u niet nogmaals dezelfde vraag moeten stellen. In een goed ingerichte digitale werkplek is dit mogelijk. Handig voor de buitendienst én binnendienst van een financieel advieskantoor.

5. Veiligheid

Werknemers willen zich in het gebruik van bedrijfstools net zo veilig voelen als tools die ze buiten hun werk gebruiken. Iedereen wil namelijk voorzichtig omgaan met klantinformatie van het bedrijf. Zeker als het om persoonlijke gegevens gaat, zoals inkomen of studieschuld.

Een digitale werkplek is bedoeld om een veilige omgeving te bieden waarin medewerkers met een gerust gevoel kunnen werken. Softwareleveranciers zorgen dan ook voor een professionele hostingpartij, zodat alle data onder strenge veiligheidsnormen wordt bewaard. Zo biedt de digitale werkplek op kantoor evenveel kwaliteit en plezier als de tools die ze thuis gebruiken.

Bovendien moeten organisaties compliant zijn aan verschillende normen binnen de AVG. Denk hierbij aan het documenteren van gegeven toestemming tot het registreren van datalekken en het borgen van beveiliging. Wanneer de data van uw digitale werkplek wordt opgeslagen bij een gecertificeerde hostingpartij, hoeft u zich hierover ook geen zorgen te maken. Meer hierover leest u in dit whitepaper.