Digitale werkplek: het belang en de voordelen

 Door Narasja van Maanen

5 voordelen van een digitale werkplek

Hoe efficiënt is uw organisatie ingericht? Er is al veel geschreven over de digitale werkplek, die vaak met hippe termen als ‘workplace agility’, ‘online collaboration tools’ en ‘digital workplace efficiency’ in verband wordt gebracht. Deze termen zijn gebaseerd op de mogelijkheid om snel, naadloos en coherent te werken.

De digitale werkplek is simpelweg een omgeving waarin iemand zijn werk uitvoert. En dat vanaf elke denkbare locatie en op ieder gewenst moment. Deze flexibele werkomgeving zorgt voor een soepele samenwerking met relaties en collega’s. Bovendien kan het bedrijven een concurrentievoordeel geven, indien de omgeving optimaal is ingericht. Het uitwisselen van kennis wordt namelijk makkelijker, waardoor medewerkers efficiënter werken.

De basis voor een digitale werkplek kan bij sommige organisaties nog verbeterd worden. In dit artikel legt Narasja vijf voordelen van een goed ingerichte digitale werkplek uit, zodat u onder andere de productiviteit van de medewerkers en de klantgerichtheid verhoogt.

Het belang van een digitale werkplek

Een optimale werkplek is belangrijk voor de organisatie én voor de medewerkers. De organisatie profiteert ervan omdat medewerkers eenvoudig toegang hebben tot informatie en zo meer tijd hebben voor de klant. Anderzijds geeft het medewerkers de vrijheid om altijd en overal hun werk te doen, zonder collega’s van hun werk te houden.

Belang voor de organisatie

Onderzoek toont aan dat medewerkers met een volledig digitale werkplek bijna 70% productiever zijn, in vergelijking met een traditionele werkplek¹. Dit komt onder andere doordat collega’s beter en efficiënter samenwerken. Bovendien zijn medewerkers ook meer gemotiveerd.

Via een digitale werkplek delen medewerkers van verschillende afdelingen eenvoudig informatie. Bovendien worden processen gestroomlijnd en is informatie voor de juist bevoegde personen beschikbaar. Hiermee wordt de productiviteit van de medewerkers verhoogd en tijd bespaard. Wat uiteindelijk weer bijdraagt aan het behalen van de bedrijfsdoelen.

Belang voor de medewerkers

Volgens Convene² wordt de werk-privé balans steeds belangrijker, zeker voor millennials. Zelfs belangrijker dan salaris. Ze zoeken niet meer naar een simpele werk-privé balans, maar eerder een integratie van werk in hun leven, zodat ze in hun eigen tijd en in hun eigen tempo kunnen werken.  

Sommige werknemers hebben ruimte nodig om na te denken en problemen op te lossen, terwijl anderen het best werken wanneer ze eenvoudig en snel kunnen samenwerken. Een digitale werkplek is dé tool om deze verschillende behoeftes te ondersteunen. Zo kan iemand thuiswerken wanneer hij dit wil én nog steeds efficiënt samenwerken met collega’s.

Voordelen van een digitale werkplek

1. Flexibiliteit

Er wordt steeds vaker vanaf thuis of onderweg gewerkt. In 2017 werkte bijna 37 procent van alle werkende Nederlanders gewoonlijk of incidenteel thuis³. Dit aantal is de afgelopen jaren alleen maar toegenomen. Maar thuiswerken mag natuurlijk niet ten koste gaan van de productiviteit. Medewerkers moeten in staat zijn om altijd en vanuit iedere locatie te werken. Geef medewerkers daarom de tools die ze nodig hebben om samen te werken met andere collega’s. Denk hierbij aan CRM-systemen in de cloud en video-conference tools. Zo wordt er een flexibele werkplek gecreëerd die ondersteund wordt door technologie en ICT.

2. Samenwerking

Het wordt erg vaak gezegd, maar samenwerken is enorm belangrijk. Misschien wel het belangrijkst. Als bedrijven dit écht willen optimaliseren, is een digitale werkplek essentieel. Een digitale werkplek die voor iedereen beschikbaar is, verhoogd namelijk de betrokkenheid van alle werknemers.

Het moet makkelijk zijn om informatie te delen. Is een klant verhuisd of ontevreden? Maak snel een notitie die voor iedereen zichtbaar is. Zo kan iedere medewerker hier rekening mee houden of bij het volgende gesprek op inspelen.

3. Transparantie

Een digitale werkplek brengt ook transparantie binnen een organisatie. De activiteiten van zowel de medewerkers als de klanten worden namelijk vastgelegd in het systeem. Als het niet is geregistreerd, dan is het in feite niet gebeurd. Zo kan iedereen verantwoordelijk worden gehouden voor zijn acties.

Daarnaast geeft transparantie een boost aan de productiviteit. Iedereen kan namelijk zien welke taken al voltooid en onvoltooid zijn. Of welke e-mails al verstuurd of niet verstuurd zijn. Hierdoor weet iedere medewerker wat er te doen staat, zonder een extra telefoontje of mailtje. Dat scheelt tijd.

4. Professionaliteit

Een digitale werkplek kan tevens de professionaliteit van je dienstverlening verbeteren. Je wilt altijd een volledig beeld van de klant hebben. Als je een half jaar geleden contact hebt gehad met een klant, weet je waarschijnlijk niet meer wat jullie toen besproken hebben. Maar zodra de klant belt, wil je dit wel direct inzichtelijk hebben. Zo kom je professioneel over.

Waarschijnlijk hebben meerdere collega’s contact met de klant. Je wilt weten wat je andere collega’s gedaan of gecommuniceerd hebben. Als iemand al een keer gebeld heeft, wil je niet nogmaals dezelfde vraag moeten stellen. In een goed ingerichte digitale werkplek is dit mogelijk. Handig voor buitendienst en binnendienst.

5. Veiligheid

Werknemers willen zich in het gebruik van bedrijfstools net zo veilig voelen als tools die ze buiten hun werk gebruiken. Iedereen wil namelijk voorzichtig omgaan met klantinformatie van het bedrijf. Zeker als het om persoonlijke gegevens gaat, zoals inkomen of studieschuld.

Een digitale werkplek is bedoeld om een veilige omgeving te bieden waarin medewerkers met een gerust gevoel kunnen werken. Softwareleveranciers zorgen dan ook voor een professionele hostingpartij, zodat alle data onder strenge veiligheidsnormen wordt bewaard. Zo biedt de digitale werkplek op kantoor evenveel kwaliteit en plezier als de tools die ze thuis gebruiken.

Bovendien moeten organisaties compliant zijn aan verschillende normen binnen de AVG. Denk hierbij aan het documenteren van gegeven toestemming tot het registreren van datalekken en het borgen van beveiliging. Wanneer de data van uw digitale werkplek wordt opgeslagen bij een gecertificeerde hostingpartij, hoeft u zich hierover ook geen zorgen te maken. Meer hierover leest u in dit whitepaper.

Narasja van Maanen

Narasja van Maanen

Sales Representative bij Faster Forward

Meer weten?

CRM systemen in de cloud worden wereldwijd gebruikt als digitale werkplek om veilig en eenvoudig te werken. Zo werken medewerkers efficiënt samen en is er geen duur onderhoud aan servers nodig.

Ons online platform Elements biedt meer dan 250 financieel adviesbureaus een digitale werkplek. Volledig veilig in de cloud. Ook benieuwd naar onze software? Ik vertel u er graag meer over tijdens een gratis demonstratie.

Vul hier uw gegevens in voor een gratis demonstratie

15 + 8 =

Lees meer blogs

Even bijpraten met Marco van Rijst

Sinds kort is Marco van Rijst onderdeel van het Faster Forward team. Hij neemt veel kennis met zich mee en versterkt de afdeling development. We vroegen hem naar zijn achtergrond en nieuwe baan.

Lees meer