Online vs lokale CRM software: verschillen voor financieel adviseurs

Blog door Erwin Vonk

Erwin Vonk

Erwin Vonk

Customer Relations Manager bij Faster Forward

CRM systemen worden wereldwijd gebruikt om klantinformatie op te slaan en te delen. Daarnaast helpen ze u bij het maken van analyses en ondersteunen ze de communicatie binnen een financieel advieskantoor. Er zijn echter verschillende manier om de data van deze CRM systemen op te slaan, en om de software op te starten.

Veel organisaties moeten deze afweging maken: kiezen we voor de aanschaf van een lokale server (on-premise) of stappen we over naar een cloud-oplossing (online)? Zeker tijdens de huidige coronacrisis, waarin veel financieel adviseurs thuis werken, is zo’n beslissing cruciaal. Ook thuis moeten medewerkers beschikking hebben tot klantinformatie en efficiënt samenwerken met collega’s. Bovendien willen veel Nederlanders meer vanuit huis blijven werken.

In dit artikel leggen we uit wat de verschillen zijn tussen de twee veelgebruikte vormen van CRM systemen: online (cloud) en lokaal (on-premise).

Wat is een lokaal CRM systeem?

On-premise CRM software is een type software dat gehost wordt op de server van de organisatie zelf. Lokaal dus. Om aan de slag te gaan met on-premise software is het kopen van hardware en softwarelicenties om het te installeren vereist. Het CRM systeem wordt op de computers op kantoor geïnstalleerd en daar is het dus altijd beschikbaar. Het CRM systeem is volledig zelf te ‘customizen’, maar is daarnaast ook erg duur en tijdrovend om te onderhouden.

 

Voordelen van lokale CRM software

Het beheren van een CRM-systeem on-premise heeft verschillende voordelen. Wij hebben een aantal voordelen voor u op een rij gezet.

1. Beheer in eigen hand

Een voordeel van een on-premise CRM systeem is dat het makkelijker is om een oplossing op maat te creëren. Doordat de software in eigen beheer is, kunt u het zelf aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren en bestaande bedrijfsprocessen. Verder plant u zelf wanneer de updates uitgevoerd worden.

2. Beheer via desktop op kantoor

Software on-premise is niet afhankelijk van een internetverbinding, waardoor de software altijd beschikbaar is op locatie en is de toegang altijd van goede kwaliteit. Ook als er geen internet is, kan de software geraadpleegd worden.

3. Eenmalig kopen van licentie

On-premise vereist meestal een grote investering bij aanvang om de software te kopen en te installeren. Bij on-premise wordt de software namelijk één keer aangeschaft. Voor sommige organisaties komt het beter uit om één keer te investeren in software. Daarbij zijn er geen maandelijkse ‘subscription fees’, waardoor maandelijkse uitgaven minder zijn.

4. Eigen controle op databeveiliging

Ook databeveiliging is een belangrijk argument om te kiezen voor een CRM systeem on-premise. U bepaalt namelijk zelf hoe uw klantgegevens worden bewaard. En u zorgt zelf voor de beveiliging van de servers waar deze gegevens op staan. Sinds de AVG/GDPR wetgeving van kracht is moeten financieel advieskantoren goed nadenken over de opslag van privacygevoelige gegevens. Bij on-premise staan de gegevens op uw kantoor en weet u waar de data wordt opgeslagen.

Wat is een CRM systeem in de cloud?

CRM systemen die online staan, oftewel in de ‘cloud’, bieden advieskantoren meer flexibiliteit, maar tegelijkertijd ook minder controle. CRM oplossingen in de cloud slaan data namelijk op een server in de cloud. Deze server wordt vervolgens weer geopereerd door een hostingpartij. Deze hostingpartij zorgt voor de installatie van de software en updates, net als back-ups, hardware onderhoud en veiligheid.

Cloud software wordt meestal benaderd via de internet browser. Via een URL kan op iedere plek met een internetverbinding de software worden opgestart.

Voordelen van online

Wanneer u overweegt om over te stappen naar software in de cloud vraagt u zich vast af of de voordelen opwegen tegen de nadelen. Wij hebben een aantal belangrijke voordelen van software in de cloud voor u op een rij gezet.

1. Snellere upgrades

Naast dat cloudoplossingen bedrijven meer ‘agile’ maken, worden er constant nieuwe updates uitgevoerd om nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Dit betekent dat u niet zelf (of door uw IT afdeling) uw updates moet uitvoeren, maar dat deze automatisch doorgevoerd worden. Zo zijn alle functionaliteiten toegankelijk voor uw team zonder moeite van uw medewerkers.

Bovendien houden softwareleveranciers de laatste ontwikkelingen in de markt en rondom wet- en regelgeving in de gaten. Doordat zij voor een grote groep klanten werken, kunnen zij dit verwerken in de software en aan iedereen verspreiden. Dat scheelt u weer uitzoek- en ontwikkelwerk. Bovendien draait uw financieel advieskantoor altijd op de laatste versie van de gebruikte software. Zo voorkomt u dat u een nieuwe upgrade niet kunt installeren en bent u altijd up-to-date.

2. Overal toegankelijk

Doordat software-omgeving (i.p.v. server) van een cloudoplossing niet in een bepaald kantoor of op een locatie staat, kan de CRM-software vanaf iedere locatie aangesproken worden. Hierdoor sluit het beter aan op de moderne manier van werken: on-the-go in plaats van op kantoor. Bovendien beschikken alle medewerkers, zelfs in andere landen, altijd over de actuele informatie. Ze hoeven niet te wachten tot ze weer op kantoor zijn, waardoor ze misschien te laat reageren op een belangrijke e-mail.

Bovendien moet bij lokale oplossingen de data vaak fysiek opgehaald worden. Hierdoor kan het ophalen van gegevens langer duren en heeft u een krachtige computer nodig. Dit is bij software in de cloud niet nodig.

3. Voordeliger

CRM oplossingen in de cloud zijn vaak voordeliger. De initiële kosten bij on-premise oplossingen zijn vaak erg hoog vanwege de installatie van de hardware en software. Daarnaast worden de kosten van updates en onderhoud van on-premise software vaak gezien als ‘verborgen kosten’ die hoog op kunnen lopen wanneer de software verouderd is.

Bij cloudoplossingen is er sprake van maandelijkse licentiekosten. Hierbij zijn de kosten afhankelijk van het aantal gebruikers en kunnen bedrijven makkelijk op- en afschalen. Daarnaast zorgt de provider voor onderhoud en upgrades, waardoor er geen verborgen kosten zijn.

4. Betrouwbaar

Wanneer lokale hardware crasht kan dit een enorme verstoring zijn van het werk. Medewerkers kunnen namelijk niet meer bij hun data. Verder is er een kans dat de lokaal opgeslagen data verloren raakt.

Cloud-based CRM systemen hebben als voordeel dat alle data automatisch geback-upt wordt in de cloud. De hostingpartij maakt regelmatig back-ups en bewaakt het onderhoud van de systemen. Hierdoor zijn de gegevens eenvoudig te herstellen wanneer er sprake is van systeemfouten of server crashes.

5. Veiligheid en zekerheid

Via cloud-based systemen kiest u als beheerder zelf de rechtentoegang van uw medewerkers. Hierdoor heeft bijvoorbeeld niet iedere medewerker toegang tot privacygevoelige gegevens. Daarnaast is het ook handig wanneer er een functiewijziging is of er een collega uit dienst gaat. Bovendien voldoet u hiermee aan de AVG-wetgeving, omdat u persoonsgegevens afschermt voor onbevoegde personen. Lees hierover ook ons AVG-whitepaper.

Daarnaast bieden cloudoplossingen meer zekerheid wanneer u uw laptop kwijtraakt. Doordat de gegevens worden opgeslagen in de cloud, heeft u altijd nog toegang tot uw gegevens. U kunt zelfs op afstand gegevens verwijderen, wanneer de inloggegevens van uw account in verkeerde handen zijn gevallen.

6. Integratie met andere applicaties

Wanneer u de beschikt over het juiste CRM systeem in de cloud is deze eenvoudig geïntegreerd met andere software. Dit is erg handig, omdat u het CRM systeem hierdoor samenwerkt met andere tools die uw medewerkers al langer gebruiken. Bovendien worden gegevens automatisch gesynchroniseerd, wat weer tijd en gedoe bespaart.

Bovendien is er een sterke toename dat softwareapplicaties die in de cloud werken. In 2018 werkten 49% van de bedrijven met meer dan 10 werknemers in de cloud. In 2016 was dit nog slechts 35%. Het is belangrijk dat u hierbij aanhaakt. Zo gaat u mee met de markt en blijven uw softwaretools goed met elkaar samenwerken. Lees hier meer over de voordelen van CRM integraties.

7. Flexibiliteit

De laatste jaren zien we een trend van uitbreidingen, fusies en overnames van financieel advieskantoren. Overnamemonitor meldt dat er iedere maand 20 overnames plaatsvinden. Ook het CBS meldt dat er door overnames steeds minder assurantiekantoren zijn geregistreerd. Voorbeelden zijn van fusies zijn kantoren van De Hypotheekshop en Zuyderleven.

Hierdoor worden kantoren en medewerkers samengevoegd, waardoor het belangrijk is om eenvoudig op te schalen. Flexibiliteit is dan ook een ander voordeel van cloudoplossingen. Dit houdt in dat u eenvoudig kunt op- en afschalen. Schaalbaarheid geldt zowel voor het aantal gebruikers als de functionaliteiten die zij gebruiken. Bijvoorbeeld als uw kantoor groeit van 10 naar 15 medewerkers.

Verder bent u ook flexibel in de functionaliteiten die medewerkers gebruiken. Hypotheekadviseurs gebruiken andere functionaliteiten dan verzekeringsadviseurs of binnendienstmedewerkers. Wanneer er tijdelijk meer hypotheekadviseurs bij uw kantoor werkzaam zijn, geeft u dit door aan uw softwareleverancier. De leverancier past deze vervolgens aan, zodat (nieuwe) gebruikers beschikking hebben tot de benodigde functionaliteiten.

Lokaal vs online, een afweging

Lokaal (on-premise) en online (cloud) oplossingen hebben beide verschillende voordelen. Het is dus van belang dat u als organisatie kijkt wat er bij uw werkzaamheden, processen en behoeften past.

Checklist

Bij de afweging voor in-the cloud of on-premise software moet u verschillende afwegingen maken. Wij hebben een korte checklist voor u om te bepalen wat het beste bij uw organisatie past.

  • Wat zijn de totale kosten van beide oplossingen in de komende 10 jaar?
  • Hoe is de wet- en regelgeving in mijn branche?
  • Wil ik de databeveiliging zelf regelen?
  • Moeten mijn medewerkers ook thuis en onderweg toegang hebben tot het CRM systeem?
  • Zijn er andere applicaties die ik wil integreren met mijn CRM?
  • Is er genoeg tijd en kennis om de hard- en software zelf te onderhouden?
  • Hoe ontwikkelt de financiële sector zich en wat zijn de trends?

Wij gaan voor cloud

Bij Faster Forward zijn we voorstander van cloudoplossingen. Onze Elements-software opereert dan ook volledig in de cloud. Wij hebben hierbij gekozen voor Software as a Service (SaaS). Hierbij betaalt u een maandelijks abonnement en heeft u via internet toegang tot de software. Wij regelen de hosting, het onderhoud, de beveiliging en beheren we de IT-infrastructuur.

We geloven in efficiënt en klantgericht werken. We helpen financieel advieskantoren dus om zo efficiënt en klantgericht te werken. Wanneer u hierin excelleert, is de kans aanwezig dat uw kantoor groeit. Dan wilt u natuurlijk eenvoudig kunnen opschalen. Maar ook als het even wat minder gaat, kunt u het aantal gebruikers afschalen. Zo zijn uw softwarekosten flexibel en betaalt u niet te veel.

Bovendien wordt Elements gemiddeld 15 keer per jaar geüpgraded. Dit doen we ’s nachts en in het weekend, zodat u er zo min mogelijk last van heeft. Hierdoor heeft u altijd nieuwste versie en bent u geen tijd en geld kwijt aan updates.

Tot slot is werken met Elements milieuvriendelijk. Wanneer uw softwaregebruik fluctueert, past de servercapaciteit zich hier automatisch op aan. Zo wordt alleen de energie gebruikt die nodig is voor uw werkzaamheden. Verder heeft u geen zware computers op locatie meer nodig. Met één laptop logt u overal ter wereld in: op kantoor, thuis en in het buitenland.

Meer weten?

Wilt u eens praten over wat het beste bij uw organisatie past? Of wilt u meer weten over CRM in de cloud of on-premise? Neem dan contact op met een van onze adviseurs voor één gratis adviesgesprek.

Vraag een adviesgesprek aan

15 + 7 =

Lees meer blogs

Het nut van datavisualisatie

Het nut van datavisualisatie

Datavisualisatie is onmisbaar binnen uw bedrijf. Wij leggen
uit wat het precies is en beschrijven het nu van
datavisualisatie. Lees er hier meer over.

Lees meer