Online vs lokale
CRM software:

1. Beheer in eigen hand

Een voordeel van een on-premise CRM systeem is dat het makkelijker is om een oplossing op maat te creëren. Doordat de software in eigen beheer is, kunt u het zelf aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren en bestaande bedrijfsprocessen. Verder plant u zelf wanneer de updates uitgevoerd worden.

2. Beheer via desktop op kantoor

Software on-premise is niet afhankelijk van een internetverbinding, waardoor de software altijd beschikbaar is op locatie en is de toegang altijd van goede kwaliteit. Ook als er geen internet is, kan de software geraadpleegd worden.

3. Eenmalig kopen van licentie

On-premise vereist meestal een grote investering bij aanvang om de software te kopen en te installeren. Bij on-premise wordt de software namelijk één keer aangeschaft. Voor sommige organisaties komt het beter uit om één keer te investeren in software. Daarbij zijn er geen maandelijkse ‘subscription fees’, waardoor maandelijkse uitgaven minder zijn.

4. Eigen controle op databeveiliging

Ook databeveiliging is een belangrijk argument om te kiezen voor een CRM systeem on-premise. U bepaalt namelijk zelf hoe uw klantgegevens worden bewaard. En u zorgt zelf voor de beveiliging van de servers waar deze gegevens op staan. Sinds de AVG/GDPR wetgeving van kracht is moeten financieel advieskantoren goed nadenken over de opslag van privacygevoelige gegevens. Bij on-premise staan de gegevens op uw kantoor en weet u waar de data wordt opgeslagen.

1. Snellere upgrades

Naast dat cloudoplossingen bedrijven meer ‘agile’ maken, worden er constant nieuwe updates uitgevoerd om nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Dit betekent dat u niet zelf (of door uw IT afdeling) uw updates moet uitvoeren, maar dat deze automatisch doorgevoerd worden. Zo zijn alle functionaliteiten toegankelijk voor uw team zonder moeite van uw medewerkers.

Bovendien houden softwareleveranciers de laatste ontwikkelingen in de markt en rondom wet- en regelgeving in de gaten. Doordat zij voor een grote groep klanten werken, kunnen zij dit verwerken in de software en aan iedereen verspreiden. Dat scheelt u weer uitzoek- en ontwikkelwerk. Bovendien draait uw financieel advieskantoor altijd op de laatste versie van de gebruikte software. Zo voorkomt u dat u een nieuwe upgrade niet kunt installeren en bent u altijd up-to-date.

2. Overal toegankelijk

Doordat software-omgeving (i.p.v. server) van een cloudoplossing niet in een bepaald kantoor of op een locatie staat, kan de CRM-software vanaf iedere locatie aangesproken worden. Hierdoor sluit het beter aan op de moderne manier van werken: on-the-go in plaats van op kantoor. Bovendien beschikken alle medewerkers, zelfs in andere landen, altijd over de actuele informatie. Ze hoeven niet te wachten tot ze weer op kantoor zijn, waardoor ze misschien te laat reageren op een belangrijke e-mail.

Bovendien moet bij lokale oplossingen de data vaak fysiek opgehaald worden. Hierdoor kan het ophalen van gegevens langer duren en heeft u een krachtige computer nodig. Dit is bij software in de cloud niet nodig.

3. Voordeliger

CRM oplossingen in de cloud zijn vaak voordeliger. De initiële kosten bij on-premise oplossingen zijn vaak erg hoog vanwege de installatie van de hardware en software. Daarnaast worden de kosten van updates en onderhoud van on-premise software vaak gezien als ‘verborgen kosten’ die hoog op kunnen lopen wanneer de software verouderd is.

Bij cloudoplossingen is er sprake van maandelijkse licentiekosten. Hierbij zijn de kosten afhankelijk van het aantal gebruikers en kunnen bedrijven makkelijk op- en afschalen. Daarnaast zorgt de provider voor onderhoud en upgrades, waardoor er geen verborgen kosten zijn.

4. Betrouwbaar

Wanneer lokale hardware crasht kan dit een enorme verstoring zijn van het werk. Medewerkers kunnen namelijk niet meer bij hun data. Verder is er een kans dat de lokaal opgeslagen data verloren raakt.

Cloud-based CRM systemen hebben als voordeel dat alle data automatisch geback-upt wordt in de cloud. De hostingpartij maakt regelmatig back-ups en bewaakt het onderhoud van de systemen. Hierdoor zijn de gegevens eenvoudig te herstellen wanneer er sprake is van systeemfouten of server crashes.

5. Veiligheid en zekerheid

Via cloud-based systemen kiest u als beheerder zelf de rechtentoegang van uw medewerkers. Hierdoor heeft bijvoorbeeld niet iedere medewerker toegang tot privacygevoelige gegevens. Daarnaast is het ook handig wanneer er een functiewijziging is of er een collega uit dienst gaat. Bovendien voldoet u hiermee aan de AVG-wetgeving, omdat u persoonsgegevens afschermt voor onbevoegde personen. Lees hierover ook ons AVG-whitepaper.

Daarnaast bieden cloudoplossingen meer zekerheid wanneer u uw laptop kwijtraakt. Doordat de gegevens worden opgeslagen in de cloud, heeft u altijd nog toegang tot uw gegevens. U kunt zelfs op afstand gegevens verwijderen, wanneer de inloggegevens van uw account in verkeerde handen zijn gevallen.

6. Integratie met andere applicaties

Wanneer u de beschikt over het juiste CRM systeem in de cloud is deze eenvoudig geïntegreerd met andere software. Dit is erg handig, omdat u het CRM systeem hierdoor samenwerkt met andere tools die uw medewerkers al langer gebruiken. Bovendien worden gegevens automatisch gesynchroniseerd, wat weer tijd en gedoe bespaart.

Bovendien is er een sterke toename dat softwareapplicaties die in de cloud werken. In 2018 werkten 49% van de bedrijven met meer dan 10 werknemers in de cloud. In 2016 was dit nog slechts 35%. Het is belangrijk dat u hierbij aanhaakt. Zo gaat u mee met de markt en blijven uw softwaretools goed met elkaar samenwerken. Lees hier meer over de voordelen van CRM integraties.

7. Flexibiliteit

De laatste jaren zien we een trend van uitbreidingen, fusies en overnames van financieel advieskantoren. Overnamemonitor meldt dat er iedere maand 20 overnames plaatsvinden. Ook het CBS meldt dat er door overnames steeds minder assurantiekantoren zijn geregistreerd. Voorbeelden zijn van fusies zijn kantoren van De Hypotheekshop en Zuyderleven.

Hierdoor worden kantoren en medewerkers samengevoegd, waardoor het belangrijk is om eenvoudig op te schalen. Flexibiliteit is dan ook een ander voordeel van cloudoplossingen. Dit houdt in dat u eenvoudig kunt op- en afschalen. Schaalbaarheid geldt zowel voor het aantal gebruikers als de functionaliteiten die zij gebruiken. Bijvoorbeeld als uw kantoor groeit van 10 naar 15 medewerkers.

Verder bent u ook flexibel in de functionaliteiten die medewerkers gebruiken. Hypotheekadviseurs gebruiken andere functionaliteiten dan verzekeringsadviseurs of binnendienstmedewerkers. Wanneer er tijdelijk meer hypotheekadviseurs bij uw kantoor werkzaam zijn, geeft u dit door aan uw softwareleverancier. De leverancier past deze vervolgens aan, zodat (nieuwe) gebruikers beschikking hebben tot de benodigde functionaliteiten.