De onzichtbare collega van een financieel advieskantoor
De voordelen van automatiseren met workflows op een rij
Door Dimitri Duine
Dimitri Duine
Sales Representative
Dagelijks ben ik in gesprek met financieel adviseurs. Van zzp-ers tot franchiseorganisaties. En vrijwel iedere organisatie heeft zijn processen duidelijk opgeschreven of op z’n minst uitgedacht. Maar wat is er nou mooier dan dit ook te borgen in uw softwaresysteem?
In deze blog leg ik uit hoe slimme workflows uw werk makkelijker maken. Denk hierbij aan praktische en tijdbesparende handigheden voor u en uw collega’s. Zodat u zich kunt richten op de werkzaamheden die er écht toe doen.
Minder risico’s
Doordat workflows alle stappen binnen een proces vastleggen, werkt u compliant volgens de AVG-wetgeving. Onder het gegevensbeschermingsbeleid valt namelijk het vastleggen van uw besluitvormingsproces. Dit houdt in dat u de handelingen van alle medewerkers moet vastleggen en inzichtelijk moet kunnen maken.
Vastlegging
Workflows zorgen er voor dat elke stap in het proces wordt vastgelegd. Zo maakt u zich geen zorgen over vragen als: ‘wanneer nam een klant voor het eerst contact op?’, ‘welke collega’s hebben de klantgegevens ingezien?’ of ‘heb ik mijn klant tijdig geïnformeerd?’
Ook handelingen die u binnen het systeem neemt en die het systeem zelf signaleert worden vastgelegd. Zo kunt u al uw handelingen verantwoorden aan de AFM.
Minder handmatig doorgeven
Heeft u een taak voor één of meerdere collega’s? Vanuit de workflow maakt u eenvoudig taken aan voor andere medewerkers binnen uw organisatie.
Voor uzelf en collega’s
Deze taken verschijnen vanzelf in de takenlijst van de juiste collega’s. Dat scheelt weer een seintje of belletje. Bovendien weet iedereen ’s ochtends wat de taken voor die dag zijn. Wel zo handig toch?
Daarnaast kunt u natuurlijk ook herinneringen voor uzelf aanmaken of de verantwoordelijke persoon van een taak wijzigen. Zo weet u zeker dat alle taken afgerond worden.
Minder knippen-en-plakken
E-mails of documenten stellen zichzelf niet op. Nouja.. wanneer u met workflows werkt eigenlijk wel. U stelt van tevoren de teksten in die u wilt gebruiken en de workflow zet deze klaar in een e-mail of document.
E-mails automatisch opstellen
Zo stuurt u bijvoorbeeld een volledig opgemaakte mail naar een schade-expert. En dat zonder handmatig knip-en-plak werk. Alle informatie heeft u namelijk al een keer ingevoerd en is dus bekend binnen het dossier. De workflow zet deze informatie direct klaar in een e-mail, volledig in eigen huisstijl en met uw persoonlijke handtekening. Nog even finetunen en… verstuurd!
Minder fouten
Iedereen vergeet wel eens iets. Maar niet wanneer u met workflows werkt. Deze zorgen er namelijk voor dat alle medewerkers de stappen doorlopen zoals u die vooraf bedacht heeft. Zo borgt u uw onderlinge afspraken óók in uw administratiesysteem. En hoeft niemand na te denken over de volgende stap.
Herinneringen
De workflow stuurt u bijvoorbeeld direct naar een reeds opgemaakte e-mail, wanneer u uw klant wilt informeren over de documenten die hij moet aanleveren voor zijn schadeafhandeling. Ook worden er automatisch herinneringen voor collega’s of afdelingsgroepen aangemaakt, zodat die op de hoogte zijn van hun taken. Hiermee wordt er met iedere relatie op dezelfde manier gecommuniceerd en worden er geen handelingen overgeslagen.
Escalatie en statusupdates
Daarnaast worden worden er ‘escalatietaken’ aangemaakt, zodra er lange tijd geen reactie van de klant of maatschappij is binnengekomen. Zo weet u precies waar u actie moet ondernemen. Tot slot wordt de status, van bijvoorbeeld een schademelding, continu geüpdatet. Hierdoor ziet iedere collega de actuele schadeafhandeling.
Eenvoudiger werk overnemen
Een collega is afwezig… maar wat is de status van haar dossiers? Workflows zorgen voor een actuele status van alle producten en diensten. Zo ziet u precies welke handelingen uw collega heeft genomen en wat de volgende stap is. Hierdoor neemt u eenvoudig haar werk over en weet u precies in welke fase de klant zich bevindt.
Meer inzicht in planning en communicatie
Welke collega heeft de laatste schademelding verwerkt? Welke processen lopen snel en welke moeten worden verbeterd?
Monitoren van processen
Elements zorgt ervoor dat u ieder proces op de voet kunt volgen. Zo ziet u als leidinggevende precies wie de taak heeft uitgevoerd. Maar ook wanneer en op welke manier. Op deze manier kunt u bottlenecks identificeren en bent u op de hoogte van de werkzaamheden van uw collega’s.
Welke vragen mag ik nog voor u beantwoorden?
Neem gerust contact op voor meer informatie
Dimitri Duine
Van tussenpersoon naar softwarespecialist
Waar ik voorheen eigenaar was van een eigen assurantiekantoor, help ik nu financieel adviseurs aan een software-oplossing op maat. Dankzij mijn Master Financial Planning en meer dan 25 jaar ervaring in financiële planning, pensioenen en verzekeren ben ik thuis in de dagelijkse werkzaamheden van financieel adviseurs.
Wilt u ook uw verzekeringsprocessen stroomlijnen? Bel me dan op 06 53 89 39 95 of mail naar dimitri.duine@fasterforward.nl.
Lees meer blogs
11 tips om tijd te besparen tijdens de werkdag
Minder tijd aan administratie en meer tijd voor leuke dingen? Ga dan snel aan de slag met onze tips om tijd te besparen tijdens de werkdag.
Zo geef je een ‘wow-gevoel’ aan jouw klanten
Relatiemanagement kost tijd – en dus geld, maar levert ontzettend veel op. André en Jeroen vertellen hoe je klanten een ‘wow-gevoel’ geeft.
Verdeel jij als financieel adviseur je krachten tijdens een etappe?
Erwin vergelijkt hiermee wielrenners met financieel adviseurs. Met een sprint win je namelijk de etappe, maar niet de competitie. Je moet je krachten verdelen en allround zijn.
