10 aandachtspunten bij het kiezen van een softwaresysteem

Licentiekosten

Een belangrijk aandachtspunt zijn de licentiekosten. Er kunnen eenmalige aanschafkosten zijn en/of maandelijkse licentiekosten.

De opstartkosten zijn het eerste aandachtspunt. Er zijn leveranciers waarbij u het gebruiksrecht van de software moet afkopen. Wanneer u de software wilt gaan gebruiken, moet u een flinke investering van meerdere duizenden euro’s doen om van start te gaan. Deze opstartkosten kunnen verhoogd worden door de aanschaf van een prijzige dataserver. Deze server moet u dan op uw kantoor plaatsen of afnemen bij een externe partij die deze voor u beheert.

Een oplossing hiervoor is werken met een online systeem (cloud en/of software-as-a-service). U heeft dan geen hoge opstart en/of serverkosten. In plaats daarvan betaalt u per maand en hoeft u zich geen zorgen te maken over de gegevensopslag van uw klantdossiers. Lees ook onze blog over de verschillen tussen lokale en online CRM systemen.

Contractduur

Als tweede moet u letten op de lengte van het contract: de contractduur. Sommige softwareleveranciers geven korting als je bijvoorbeeld direct voor 3 jaar een contract afsluit. Dat is financieel aantrekkelijk, maar het nadeel is dat u aan dit systeem ‘vastzit’.

U kunt dan niet eenvoudig overstappen naar een ander systeem zonder dubbele kosten te maken. Andere leveranciers bieden daarom flexibele contracten aan, waarbij u per maand betaalt en iedere maand kan opzeggen.

Inrichting

Het inrichten van een nieuw ERP of CRM systeem is complex. Vraag daarom altijd aan de leverancier hoe u de software opgeleverd krijgt.

Krijgt u bijvoorbeeld een blanco systeem die u zelf helemaal moet inrichten? Dan kunt u de software volledig naar eigen wens inrichten. Het nadeel is dat dit veel tijd kost. Zeker omdat u in de eerste maanden nog niet bekend bent met het nieuwe systeem. Vaak kunt u een ICT-consultant inhuren voor de inrichting, maar daar betaalt u dan ook voor. Degelijke consultants kosten meestal minimaal €100 per uur, waardoor u veel geld kwijt bent voordat de software voldoet aan uw wens.

Vraag dus altijd aan de leverancier hoe de software wordt opgeleverd. Controleer ook vooraf hoeveel handmatige aanpassingen er nog gedaan moeten worden, en wie dit gaat inrichten. Zo maakt u een weloverwogen afweging over wat het beste systeem is voor uw advieskantoor.

Op- en afschalen

Ten vierde moet u letten op de schaalbaarheid van de software. Stel dat u de komende jaren wilt doorgroeien van 10 naar 15 medewerkers, hoe veranderen de kosten dan? Andersom kan natuurlijk ook. Stel dat u door omstandigheden minder medewerkers heeft, kunt u de kosten voor uw software dan ook afschalen?

Wanneer u een langdurig contract heeft of een server heeft aangeschaft, zijn de softwarekosten minder flexibel. Bij een uitbreiding moet u bijvoorbeeld een extra server aanschaffen en wanneer u afschaalt zit u met dezelfde vaste kosten.

Kijk daarom vooraf hoeveel gebruikers er bij een licentie zijn inbegrepen. Vaak kunt u op een later moment eenvoudig extra gebruikers toevoegen aan uw licentie, maar dit is niet altijd zo.

Leg dus voor de aanschaf van de software vast wat uw doelen zijn voor de komende jaren. Alleen zo bepaalt u of een systeem hierbij aansluit.

Gebruikskosten

Ook door het gebruik van de software kunnen de kosten heen en weer schommelen.

Als u meer polissen of hypotheken afsluit, moet u misschien wel meer gaan betalen. Dit wordt ook wel pay-per-use genoemd: betalen per gebruik of betalen per ‘tik’. Wanneer u door een nieuw softwaresysteem efficiënter gaat werken, kunt u ook meer producten afsluiten. Dat is mooi, maar als u hierdoor meer kosten heeft, valt dat voordeel tegen. Anderzijds gaat u natuurlijk ook minder betalen wanneer u minder producten sluit.

Extra kosten per gebruik kunnen ook van toepassing zijn wanneer een CRM of ERP systeem is gekoppeld aan andere software. Hierbij betaal je per data-uitwisseling of per ‘tik’.

Tegenover pay-per-use licenties zijn er een pay-per-user (prijs per gebruiker) licenties. Hierbij gaat u niet meer betalen wanneer u de software meer gebruikt, maar alleen als er meer gebruikers zijn.

Vraag dus altijd aan de softwareleverancier of deze een prijs per polis, prijs per hypotheek of prijs per data-uitwisseling (‘tik’) model hanteert.

Opzegtermijn

De opzegtermijn is ook een belangrijk aandachtspunt. Sommige softwareleveranciers werken enkel met jaarcontracten en hebben daarbij een opzegtermijn van 3 maanden. Wanneer je dus in 2022 de software niet meer wilt gebruiken, moet u dus vóór 1 oktober 2021 opzeggen.

Wanneer u wilt stoppen met uw advieskantoor, dan is het natuurlijk vervelend als u de licentiekosten nog een jaar moet betalen. Controleer daarom altijd de opzegtermijn.

Klantgegevens exporteren

Een softwareleverancier verzorgt vaak de dataopslag wanneer u een softwarelicentie gebruikt. Bijvoorbeeld als u online (cloud) software gebruikt of SaaS (software-as-a-service) afneemt.

De vraag is dan of de data van u is. Het kan zo zijn dat de softwareleverancier de data namelijk ‘toe-eigent’. Tijdens het gebruik van de software merkt u hier niets van, maar wel wanneer u wilt overstappen van softwaresysteem. Dan moet u namelijk betalen voor het verkrijgen van uw data.

Dit is vooral van belang wanneer u gegevens, zoals de hypotheken, verzekeringen en persoonsgegevens van uw klanten, wilt overzetten naar uw nieuwe softwaresysteem.

Sommige softwareleveranciers vragen €2.000 tot €10.000 voor de export van uw klantgegevens. Vraag dus vooraf welke kosten zij hiervoor rekenen. Dan komt u niet voor een verrassing te staan wanneer u switcht naar een ander systeem.

Klantgegevens importeren

Ten achtste moet u vragen of u uw bestaande klantgegevens kunt importeren in uw nieuwe systeem. Voordat u start, vindt er namelijk vaak een dataconversie plaats. Dit houdt in dat gegevens zoals klantdossiers, hypotheken, verzekeringen, documenten worden overgezet van uw huidige naar uw nieuwe systeem.

Vraag daarom na wat hier de mogelijkheden voor zijn bij uw nieuwe softwareleverancier. Hebben zij bijvoorbeeld voldoende medewerkers om deze dataconversie uit te voeren? En hebben zij al ervaring met een dataconversie vanuit uw huidige systeem? Als een leverancier deze mogelijkheden niet aanbiedt, bent u uw data kwijt of bent u veel tijd kwijt aan het handmatig overzetten van gegevens.

Koppelingen

Om tijd en moeite te besparen, zijn CRM- of ERP systemen voor financieel advieskantoren gekoppeld met andere softwaretools. Denk hierbij aan HDN, ADN, adviespakketten, vergelijkingstools, signaleringstools en planningssoftware. Via deze softwarekoppelingen worden gegevens in één klik uitgewisseld.

De meeste systemen hebben namelijk al softwarekoppelingen, maar dit zijn wellicht niet degene die u zoekt. Bij software met gratis API’s is het goedkoper en eenvoudiger om een koppeling te leggen. Wanneer er geen API’s beschikbaar zijn of het gebruik hiervan kostelijk is, is er voor een koppeling een flinke investering vereist.

Bepaal daarom vooraf welke software u gebruikt en hoe u deze wilt koppelen aan uw CRM- of ERP systeem. Noteer ook wat uw doelen zijn voor de lange termijn en welke koppelingen u daarbij nodig denkt te hebben.

Doelgroep

Leveranciers die software specifiek voor financieel advieskantoren ontwikkelen, hebben software die beter aansluit bij uw dagelijkse gang van zaken. Daarnaast zijn er continu nieuwe technologische ontwikkelingen en marktontwikkelingen.

Een softwareontwikkelaar uit de financiële sector houdt deze ontwikkelingen in de gaten en past zijn software hier op aan. Ook de ICT-consultants hebben kennis van de financiële branche en kunnen u daardoor beter helpen. Software die is ontwikkeld voor alle typen organisaties is minder specifiek. Hierdoor is deze minder passend voor financieel advieskantoren.