10 aandachtspunten bij het kiezen van een softwaresysteem

Blog door Erwin Vonk

Erwin Vonk

Erwin Vonk

Customer Relations Manager

Ieder financieel advieskantoor gebruikt meerdere softwareprogramma’s. Vaak is er een centraal administratiesysteem waarin klantdossiers met persoonlijke gegevens worden opgeslagen. Vaak is dit een CRM of ERP systeem. Benieuwd naar de verschillen tussen deze twee? Lees onze blog over de verschillen tussen CRM en ERP.

Het kiezen van zo’n systeem is een belangrijke stap voor uw advieskantoor. De softwarefunctionaliteiten moeten namelijk aansluiten bij het fundament van uw bedrijf. Wilt u bijvoorbeeld eenvoudig kunnen op- en afschalen? Bijvoorbeeld doordat u meer collega’s krijgt of dat u meer verzekeringen gaat aanvragen voor uw klanten. Dan is dit een punt om mee te nemen in het maken van een keuze.

Toch wordt er vaak niet zorgvuldig genoeg nagedacht over de keuze. Dat is jammer, want de implementatie van een CRM of ERP systeem is een ingrijpende verandering. Het vereist training en verandert de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast wilt u een rendabele investering maken. Het is dus belangrijk dat de investering, qua tijd en geld, ruim opweegt tegen de voordelen die het softwaresysteem oplevert.

Deze blog is geschreven om eigenaren en/of ICT-projectleiders van financieel advieskantoren een aantal belangrijke aandachtspunten te geven.

1

Licentiekosten

Een belangrijk aandachtspunt zijn de licentiekosten. Er kunnen eenmalige aanschafkosten zijn en/of maandelijkse licentiekosten.

De opstartkosten zijn het eerste aandachtspunt. Er zijn leveranciers waarbij u het gebruiksrecht van de software moet afkopen. Wanneer u de software wilt gaan gebruiken, moet u een flinke investering van meerdere duizenden euro’s doen om van start te gaan. Deze opstartkosten kunnen verhoogd worden door de aanschaf van een prijzige dataserver. Deze server moet u dan op uw kantoor plaatsen of afnemen bij een externe partij die deze voor u beheert.

Een oplossing hiervoor is werken met een online systeem (cloud en/of software-as-a-service). U heeft dan geen hoge opstart en/of serverkosten. In plaats daarvan betaalt u per maand en hoeft u zich geen zorgen te maken over de gegevensopslag van uw klantdossiers. Lees ook onze blog over de verschillen tussen lokale en online CRM systemen.

Wat zijn de licentiekosten

2

Contractduur

Als tweede moet u letten op de lengte van het contract: de contractduur. Sommige softwareleveranciers geven korting als je bijvoorbeeld direct voor 3 jaar een contract afsluit. Dat is financieel aantrekkelijk, maar het nadeel is dat u aan dit systeem ‘vastzit’.

U kunt dan niet eenvoudig overstappen naar een ander systeem zonder dubbele kosten te maken. Andere leveranciers bieden daarom flexibele contracten aan, waarbij u per maand betaalt en iedere maand kan opzeggen.

Wat zijn de licentiekosten

3

Inrichting

Het inrichten van een nieuw ERP of CRM systeem is complex. Vraag daarom altijd aan de leverancier hoe u de software opgeleverd krijgt.

Krijgt u bijvoorbeeld een blanco systeem die u zelf helemaal moet inrichten? Dan kunt u de software volledig naar eigen wens inrichten. Het nadeel is dat dit veel tijd kost. Zeker omdat u in de eerste maanden nog niet bekend bent met het nieuwe systeem. Vaak kunt u een ICT-consultant inhuren voor de inrichting, maar daar betaalt u dan ook voor. Degelijke consultants kosten meestal minimaal €100 per uur, waardoor u veel geld kwijt bent voordat de software voldoet aan uw wens.

Vraag dus altijd aan de leverancier hoe de software wordt opgeleverd. Controleer ook vooraf hoeveel handmatige aanpassingen er nog gedaan moeten worden, en wie dit gaat inrichten. Zo maakt u een weloverwogen afweging over wat het beste systeem is voor uw advieskantoor.

Hoeveel moet er handmatig worden ingericht

4

Op- en afschalen

Ten vierde moet u letten op de schaalbaarheid van de software. Stel dat u de komende jaren wilt doorgroeien van 10 naar 15 medewerkers, hoe veranderen de kosten dan? Andersom kan natuurlijk ook. Stel dat u door omstandigheden minder medewerkers heeft, kunt u de kosten voor uw software dan ook afschalen?

Wanneer u een langdurig contract heeft of een server heeft aangeschaft, zijn de softwarekosten minder flexibel. Bij een uitbreiding moet u bijvoorbeeld een extra server aanschaffen en wanneer u afschaalt zit u met dezelfde vaste kosten.

Kijk daarom vooraf hoeveel gebruikers er bij een licentie zijn inbegrepen. Vaak kunt u op een later moment eenvoudig extra gebruikers toevoegen aan uw licentie, maar dit is niet altijd zo.

Leg dus voor de aanschaf van de software vast wat uw doelen zijn voor de komende jaren. Alleen zo bepaalt u of een systeem hierbij aansluit.

Wat zijn de licentiekosten

5

Gebruikskosten

Ook door het gebruik van de software kunnen de kosten heen en weer schommelen.

Als u meer polissen of hypotheken afsluit, moet u misschien wel meer gaan betalen. Dit wordt ook wel pay-per-use genoemd: betalen per gebruik of betalen per ‘tik’. Wanneer u door een nieuw softwaresysteem efficiënter gaat werken, kunt u ook meer producten afsluiten. Dat is mooi, maar als u hierdoor meer kosten heeft, valt dat voordeel tegen. Anderzijds gaat u natuurlijk ook minder betalen wanneer u minder producten sluit.

Extra kosten per gebruik kunnen ook van toepassing zijn wanneer een CRM of ERP systeem is gekoppeld aan andere software. Hierbij betaal je per data-uitwisseling of per ‘tik’.

Tegenover pay-per-use licenties zijn er een pay-per-user (prijs per gebruiker) licenties. Hierbij gaat u niet meer betalen wanneer u de software meer gebruikt, maar alleen als er meer gebruikers zijn.

Vraag dus altijd aan de softwareleverancier of deze een prijs per polis, prijs per hypotheek of prijs per data-uitwisseling (‘tik’) model hanteert.

Wat zijn de licentiekosten

6

Opzegtermijn

De opzegtermijn is ook een belangrijk aandachtspunt. Sommige softwareleveranciers werken enkel met jaarcontracten en hebben daarbij een opzegtermijn van 3 maanden. Wanneer je dus in 2022 de software niet meer wilt gebruiken, moet u dus vóór 1 oktober 2021 opzeggen.

Wanneer u wilt stoppen met uw advieskantoor, dan is het natuurlijk vervelend als u de licentiekosten nog een jaar moet betalen. Controleer daarom altijd de opzegtermijn.

Hoe lang is de opzegtermijn

7

Klantgegevens exporteren

Een softwareleverancier verzorgt vaak de dataopslag wanneer u een softwarelicentie gebruikt. Bijvoorbeeld als u online (cloud) software gebruikt of SaaS (software-as-a-service) afneemt.

De vraag is dan of de data van u is. Het kan zo zijn dat de softwareleverancier de data namelijk ‘toe-eigent’. Tijdens het gebruik van de software merkt u hier niets van, maar wel wanneer u wilt overstappen van softwaresysteem. Dan moet u namelijk betalen voor het verkrijgen van uw data.

Dit is vooral van belang wanneer u gegevens, zoals de hypotheken, verzekeringen en persoonsgegevens van uw klanten, wilt overzetten naar uw nieuwe softwaresysteem.

Sommige softwareleveranciers vragen €2.000 tot €10.000 voor de export van uw klantgegevens. Vraag dus vooraf welke kosten zij hiervoor rekenen. Dan komt u niet voor een verrassing te staan wanneer u switcht naar een ander systeem.

Wat zijn de licentiekosten

8

Klantgegevens importeren

Ten achtste moet u vragen of u uw bestaande klantgegevens kunt importeren in uw nieuwe systeem. Voordat u start, vindt er namelijk vaak een dataconversie plaats. Dit houdt in dat gegevens zoals klantdossiers, hypotheken, verzekeringen, documenten worden overgezet van uw huidige naar uw nieuwe systeem.

Vraag daarom na wat hier de mogelijkheden voor zijn bij uw nieuwe softwareleverancier. Hebben zij bijvoorbeeld voldoende medewerkers om deze dataconversie uit te voeren? En hebben zij al ervaring met een dataconversie vanuit uw huidige systeem? Als een leverancier deze mogelijkheden niet aanbiedt, bent u uw data kwijt of bent u veel tijd kwijt aan het handmatig overzetten van gegevens.

Kunt u uw klantgegevens importeren

9

Koppelingen

Om tijd en moeite te besparen, zijn CRM- of ERP systemen voor financieel advieskantoren gekoppeld met andere softwaretools. Denk hierbij aan HDN, ADN, adviespakketten, vergelijkingstools, signaleringstools en planningssoftware. Via deze softwarekoppelingen worden gegevens in één klik uitgewisseld.

De meeste systemen hebben namelijk al softwarekoppelingen, maar dit zijn wellicht niet degene die u zoekt. Bij software met gratis API’s is het goedkoper en eenvoudiger om een koppeling te leggen. Wanneer er geen API’s beschikbaar zijn of het gebruik hiervan kostelijk is, is er voor een koppeling een flinke investering vereist.

Bepaal daarom vooraf welke software u gebruikt en hoe u deze wilt koppelen aan uw CRM- of ERP systeem. Noteer ook wat uw doelen zijn voor de lange termijn en welke koppelingen u daarbij nodig denkt te hebben.

Wat zijn de licentiekosten

10

Doelgroep

Leveranciers die software specifiek voor financieel advieskantoren ontwikkelen, hebben software die beter aansluit bij uw dagelijkse gang van zaken. Daarnaast zijn er continu nieuwe technologische ontwikkelingen en marktontwikkelingen.

Een softwareontwikkelaar uit de financiële sector houdt deze ontwikkelingen in de gaten en past zijn software hier op aan. Ook de ICT-consultants hebben kennis van de financiële branche en kunnen u daardoor beter helpen. Software die is ontwikkeld voor alle typen organisaties is minder specifiek. Hierdoor is deze minder passend voor financieel advieskantoren.

Wat zijn de licentiekosten

Hoe werkt het bij Faster Forward?

Faster Forward levert Elements, een online en schaalbaar softwareplatform waarvoor u een maandelijkse licentie betaalt. We richten Elements is met standaard templates voor uw type organisatie. Daarnaast blijft u zelf eigenaar van uw gegevens en slaan wij deze veilig voor u op. 

Hieronder leest u precies hoe dit bij ons werkt.

h

Contract voor het eerste jaar

Wanneer u gebruik gaat maken van Faster Forward Elements dan sluiten we een contract af voor het eerste jaar. Hierin zitten ook de kosten voor de dataconversie, inrichting en de training. In het eerste jaar richten we de software in, converteren we de data uit het vorige systeem en geven we trainingen zodat uw medewerkers direct met onze software uit de voeten kunnen. Als leverancier vinden wij het belangrijk om deze commitment samen met de klant aan te gaan.

f

Per maand op- en afschalen

Het aantal gebruikers is iedere maand bij te stellen. Daarnaast kunt u na het eerste jaar uw licentie maandelijks opzeggen. We hanteren hier een opzegtermijn van een maand. Dus wanneer u voor 1 april uw contract opzegt dan hoeft u vanaf 1 mei niet meer te betalen.

Wij vinden het belangrijk om u zo vrij mogelijk te laten en daarom sluiten wij geen lange contracten af.

Vaste Licentiekosten per maand

Wij rekenen een prijs per gebruiker en niet per afgesloten product. Ons team zet zich dagelijks in om onze software te verbeteren waardoor adviseurs effectiever en efficiënter te werk kunnen gaan. Wanneer u met behulp van onze software meer hypotheken en/of verzekeringen voor uw klanten gaat afsluiten dan is dit resultaat te wijten aan uw goede gebruik van onze software. Wie zijn wij dan om hier extra kosten voor te vragen?

U gaat dus niet meer betalen wanneer u meer producten afsluit, alleen wanneer er meer medewerkers van uw kantoor met Elements gaan werken. U betaalt een vast bedrag per maand (zie onze tarieven).

Bij een licentie zijn 2 gebruikers inbegrepen. Voor elke extra gebruiker zijn er extra kosten. Ook krijgt u van ons 100GB dataopslag en 10GB extra per gebruiker (boven de inbegrepen gebruikers). Wanneer u daarnaast extra opslag nodig heeft dan rekenen wij € 0,53 voor iedere extra GB.

Let op: Elements wordt door Faster Forward gehost, waardoor u geen fysieke server nodig heeft. Het kan wel zo zijn dat u voor gekoppelde programma’s, zoals e-mail of rekentools, wel een fysieke server nodig heeft. Deze programma’s zijn namelijk niet altijd online en worden niet door Faster Forward gehost.

Ingericht voor uw organisatie

Elements is het resultaat van 15 jaar softwareontwikkeling voor financieel adviseurs. Met deze ervaring hebben we best practices (standaard templates) die geschikt zijn voor de kleine, middelgrote en grote advieskantoren.

Daarnaast zorgen onze consultants er tijdens de implementatiefase voor dat uw software wordt ingericht voor uw kantoor. Zo heeft u een persoonlijke klantportaal, handtekeningen, briefpapier, werkprocessen, e-mailboxen, koppelingen en boekhouding. Bekijk voor meer informatie onze overstapservice.

Voor deze inrichting betaalt u een vaste prijs. Deze is afhankelijk is de dataconversie, de grootte van uw kantoor/kantoren en het aantal boekhoudkundige administraties.

Gebruiker blijft eigenaar

Als hypotheekadviseur, verzekeringsadviseur of advieskantoor blijft u eigenaar van de data. Het is uw data en deze blijft van u.

Gratis gegevensexport

Wanneer u onze software niet meer wilt gebruiken, krijgt u eenmalig een gratis export van uw data. Deze ontvangt u in een gangbaar formaat, zodat u deze kunt gebruiken als naslagwerk. Daarnaast kunt u deze gegevens gebruiken om te importeren in uw nieuwe softwaresysteem.

Let op dat wij deze eenmalig gratis aan u verstrekken, wanneer u deze om wat voor reden dan ook verliest en u heeft een nieuwe gegevensexport nodig dan zijn hier wél kosten aan verbonden.

+

Ervaring met dataconversies

Faster Forward heeft een conversie afdeling die gespecialiseerd is in het omzetten en invoeren van data. Ons team heeft o.a. ervaring met de volgende softwarepakketten:

  • DIAS Software
  • CCS Level
  • ANVA
  • Online Pro
  • VKG Extranet Plus
  • Assu (A.I. automatisering)
  • Novulo
  • Exportbestanden van maatschappijen
  • Assistent
  • Maatwerk CSV-bestanden van andere systemen
~

Veilige dataopslag

U krijgt van ons standaard 100GB dataopslag bij een Elements-licentie en 10GB per extra gebruiker. Dus als u bijvoorbeeld een kantoor heeft met 7 gebruikers dan heeft u de standaard 100GB + 50GB (10 * 5 extra gebruikers) tot uw beschikking.

Wanneer u toch extra ruimte nodig heeft voor dataopslag, dan hanteren wij hier een tarief van € 0,53 per GB.

Koppelingen

Elements beschikt standaard over meer dan 30 koppelingen met andere softwareprogramma’s. Kijk op de koppelingenpagina voor een volledig overzicht. 

Daarnaast stellen we onze Faster Forward Elements API gratis beschikbaar voor onze klanten. Wij geloven erin dat we door samen met onze klanten te werken we onze software door kunnen blijven ontwikkelen. Zo voegen wij bijna elke release extra functionaliteiten toe aan onze API en software.

Lees meer blogs

Verduurzamen begint met goed advies

Verduurzamen begint met goed advies

Verduurzamen is een term wat binnen onze markt steeds vaker naar voren komt. Een hypotheekgesprek is hét moment om energiebesparende maatregelen te bespreken. En gelukkig gaat gebeurt dit steeds vaker!

Lees meer
Laat de onzichtbare collega het werk doen

Laat de onzichtbare collega het werk doen

Een onzichtbare collega die allerlei werkzaamheden voor u uitvoert. Dat klinkt misschien vreemd, maar het is geen utopie. Met de juiste software beschikt u namelijk over een motor die veel werk uit handen neemt.

Lees meer