7 memo’s die een financieel advieskantoor moet digitaliseren

Waarschijnlijk heeft u iedere dag een lijst met taken. Dit zijn zaken die u niet mag vergeten, zoals iets controleren of iemand bellen. Iedereen organiseert deze werkzaamheden op zijn eigen manier. Zo doen ook veel mensen dit met gekleurde plakbriefjes. En dat terwijl handgeschreven notities foutgevoelig zijn en de datum van de notitie onbekend is. Daarom gebruikt u deze memo’s beter niet. In plaats daarvan organiseert u uw taken in de software van uw digitale werkplek.

Om u hiermee op weg te helpen, lichten we 7 overbodige memo’s uit. Daarnaast leggen we uit hoe u deze vervangt door handige taken in uw softwaresysteem.

1. Het terugbelverzoek

Dit plakbriefje kent iedereen wel. Een simpele notitie om een terugbelverzoek door te geven. Het papiertje kan echter ook tussen een stapel post terecht komen. En dan bent u het kwijt. Bovendien weet u niet wanneer u Frederik moet bellen en of het überhaupt nog relevant is.

Maak het duidelijker

In uw softwaresysteem plaatst u deze taak eenvoudig in uw takenlijst of de takenlijst van uw collega. Bovendien ziet u direct het bijbehorende klantdossier en weet u wanneer u Frederik moet terugbellen.

2. Herinnering belastingaangifte

Ieder jaar helpt u een deel van uw klanten met hun belastingaangifte. Zo ook aan Teun de Jong. Alleen meneer De Jong is ieder jaar maar net op tijd met het doorsturen van zijn documenten. Daarom herinnert u hem extra vroeg aan het aanleveren van zijn gegevens.

Automatiseer met software

Dit kunt u met een memo doen, maar ook automatiseren in uw systeem. Dan hoeft u geen briefjes meer te plakken en geen handmatige e-mails te versturen. Het softwaresysteem verstuurt automatisch één of meerdere e-mails naar meneer De Jong.

3. Bijna met pensioen

Wanneer een klant met pensioen gaat, kan er veel veranderen aan zijn financiële situatie. Daar wilt u hem natuurlijk tijdig op wijzen. Dus eigenlijk niet pas deze maand.

Signaleer op tijd

Organiseer daarom dit signaal in uw softwaresysteem. Hiermee krijgt u een half jaar van tevoren automatisch een melding op uw computerscherm. Zo vergeet u nooit een klant die met pensioen gaat en adviseert u hem ruim op tijd over zijn financiële situatie.

4. Aflopende rentevastperiode

Nog een belangrijk moment: de einddatum van de rentevastperiode van een hypotheek. De bank doet zelf ook een voorstel voor een nieuwe rentevastperiode. Op dat moment wilt u al in gesprek zijn met uw klant. Wanneer u dus vergeet om uw rentevast periodes te controleren, bent u al te laat.

Neem vroeg contact op

De oplossing: een automatische melding in uw takenlijst, 6 maanden voordat bij uw klant de rentevastperiode afloopt. Hiermee weet u precies wanneer u contact op moet nemen. Op deze manier bent u proactief bezig met adviseren. En dat wordt gewaardeerd door uw klant.

5. Bijna jarig

Met een aantal klanten heeft u wat meer persoonlijk contact dan met de andere. Logisch dat u dan attent wilt zijn. Een felicitatie, en misschien wel een cadeautje, zijn dan op zijn plaats op de verjaardag van Annelies.

Voorkom “oh ja” momenten

Het wordt nogal onoverzichtelijk wanneer u voor iedere verjaardag een briefje moet aanmaken. Dat gaat natuurlijk een keer mis. Omdat u reeds beschikt over de geboortedata van uw klanten, organiseert u dit efficiënt in uw software. Op deze manier weet u minstens een week van tevoren wanneer klanten jarig zijn.

6. Jaarlijks gesprek

Een aantal klanten hebben bij uw kantoor een onderhoudsabonnement. Hierbij heeft u beloofd dat u ieder jaar even contact opneemt om hun financiële situatie te bespreken. Daarom heeft u een memo opgehangen om uzelf te herinneren dat u in juli 2020 even contact opneemt met meneer Carelse.

Maak het makkelijk

Maak het uzelf gemakkelijk met een taak in uw softwaresysteem. Deze verschijnt dan automatisch op 1 juli in uw takenlijst. Zo weet u precies wanneer u contact op moet nemen. Bovendien kan zelfs een thuiswerkende collega uw taken overnemen wanneer u afwezig bent. 

7. Besparen op ORV

Ineens schiet het u te binnen. Een paar jaar geleden heeft meneer Van Dijk een overlijdensrisicoverzekering bij u afgesloten. Ondertussen zijn de premies flink gewijzigd en kan hij wellicht geld besparen. Dat moet u alleen nog even narekenen.

Efficiënt signaleren

Met de software van de Nationale Hypotheekbond hoeft u dit niet zelf uit te zoeken of uzelf er aan te herinneren. Hun software signaleert namelijk wie er kan besparen op zijn of haar overlijdensrisicoverzekering.

Ook in Faster Forward Elements ziet u welke overlijdensrisicoverzekeringen in uw portefeuille het langst lopen. Hierbij is de kans namelijk het grootst dat de verzekeringspremie omlaag kan.

Voorkom verwarring

Dit zijn slechts 7 voorbeelden van memo’s die u eenvoudig integreert in uw softwaresysteem. Er zijn nog tal van andere handschreven taken en notities die u beter kunt digitaliseren. Dankzij een digitale werkplek voor uw financieel advieskantoor werkt u geheel papierloos. Zo zorgt u voor duidelijkheid binnen uw financieel advieskantoor en voorkomt u verwarring.

Voordelen digitale memo’s

• Zie of uw collega al met de klant gebeld heeft;
• Weet wanneer u contact op moet nemen;
• Raak geen notities kwijt;
• Neem taken over bij afwezigheid;
• Draag bij drukte eenvoudig taken over;
• Vergeet geen verjaardagen of deadlines.