11 tips om tijd te besparen tijdens de werkdag

Houd je graag meer tijd over voor leuke momenten? En voer je het liefst zo min mogelijk administratieve handeling uit? Ga dan snel aan de slag met onze tips om tijd te besparen met Elements.

Iedereen kent het wel, na een goed gesprek tussen klant en adviseur is het belangrijk dat alle informatie goed wordt vastgelegd. Helaas kost dit onnodig veel tijd. Tijd die we goed kunnen gebruiken bij het adviseren van de klant. Om goed advies te geven gebruiken veel adviseurs verschillende tools waarbij de nummer één frustratie het continu moeten overtypen van klantgegevens is.

Met onderstaande tips is niet enkel deze frustratie verleden tijd maar bespaar je ook veel tijd met de dagelijkse werkzaamheden.

Elements adviseur bureau
slimme formulieren

1. Klantdata eenvoudig up-to-date

Bel je nog steeds klanten na om te controleren of gegevens nog kloppen? En verwerk je gegevens nog altijd handmatig binnen een dossier? Met digitale formulieren is dit verleden tijd.

Via digitale formulieren geven klanten hun actuele gegevens door, zoals wijzigingen in hun woonsituatie. Met digitale formulieren komen de gegevens automatisch in het juiste dossier terecht. Zo ben je als adviseur altijd op de hoogte van de klant.

gegevens elements

2. Geen gegevens overtypen

Het overtypen van gegevens is niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Daarom hebben we met Elements slimme koppelingen die het werk voor de adviseur efficiënter maken. Waar adviseurs voorheen nog handmatig persoonsgegevens invoerden in adviessoftware, stuurt Elements dit met één klik op de knop door. Zo bespaar je tijd en voorkom je foute invoer van gegevens.

Dankzij koppelingen met adviespakketten als Adviesbox, Fastlane, RISK, PortefeuilleSignalen en FinRust stuur je gegevens heen en weer en bewaar je deze binnen het klantendossier. Je hoeft hierdoor gegevens niet dubbel te bewaren of over te typen.

automatische workflows

3. Minder handmatig werk

Waar bovenstaande tips handmatig werk al verminderen, gaan automatische worfklows nog een stap verder. Voor veel terugkerende werkzaamheden hoef je niets meer te doen. E-mails, facturen, taken en herinneringen worden automatisch klaargezet voor jou en je collega’s.

Hierdoor is Elements als het ware een digitale collega die de administratie uit handen neemt. Met automatische workflows wordt dit allemaal op de achtergrond uitgevoerd. Zo houd je meer tijd over voor advies en vergeet je nooit meer om contact op te nemen.

uwkluis

4. Klanten altijd op de hoogte

Ook veel tijd kwijt aan het op de hoogte houden van klanten? Even een e-mail versturen met de status van een schademelding of de klant bellen om te vragen of hij stukken kan aanleveren voor zijn hypotheekaanvraag? Dat kan makkelijker.

Met een online klantportaal zijn jouw klanten altijd op de hoogte. In het klantportaal zien ze al hun lopende producten en zien ze welke acties ze nog moeten uitvoeren. Zo uploaden ze eenvoudig documenten, zonder dat ze contact moeten opnemen. Bovendien komen de documenten direct in het juiste klantdossier in Elements en stuur je deze in no-time door naar de geldverstrekker.

slimme meldingen

5. Melding op relevant moment

Uitzoeken of klanten geld kunnen besparen kost tijd. Zeker wanneer jouw klantenbestand steeds groter wordt. Met de combinatie van Elements en PortefeuilleSignalen ontvang je tijdig een melding wanneer een klant kan besparen. Bijvoorbeeld op zijn hypotheeklasten of verzekeringen.

Hierdoor hoef je zelf niet op onderzoek uit te gaan. Bovendien ontvangt jouw advieskantoor ook meldingen bij verkoop van de woning, overwaarde op de woning, besparen op de hypotheek, besparen op ORV, topafslag of wanneer de rentevastperiode over 6 maanden verloopt.

selecties

6. Moeiteloos selecties maken

Benader je klanten nog afzonderlijk? Bijvoorbeeld wanneer een kind 18 jaar wordt, de klant bijna met pensioen gaat of informatie over het afsluiten van een reis- of inboedelverzekering? Dat kan efficiënter.

Binnen Elements maak je eenvoudig een selectie binnen het klantenbestand. Je selecteert moeiteloos op verschillende eigenschappen. Naar jouw selectie verstuur je direct een gerichte nieuwsbrief of maak je beltaken aan voor collega’s. Zo benader je in no-time een grote groep klanten.

7. Alle informatie op één plek

“Was het nou dit mapje, of dat mapje?” Niets is onoverzichtelijker dan informatie zoeken op verschillende locaties. Persoonsgegevens in het CRM, e-mails in Outlook, documenten in Verkenner en ga zo maar door. Hierdoor moet je steeds wisselen tussen systemen. En dat zorgt voor frustratie en kost tijd…

Met Elements heb je één systeem voor jouw advieskantoor. Klantgegevens, agenda’s, e-mails, taken, documenten, producten, bestede uren, facturen en nog veel meer. Veilig in de cloud en voor iedere medewerker te bekijken. Zo hoef je niet meer te zoeken en bespaar je een hoop tijd.

elements crm

8. Vloeiend hypotheken regelen

E-mail je nog heen en weer met geldverstrekkers? Of log je nog in op extranetten? Dat kost aardig wat tijd. En als je veel e-mails verstuurd is een foutje zo gemaakt… Niets is vervelender dan een e-mail met ontbrekende bijlage.

Met de koppeling tussen HDN en Elements stuur je aanvragen in een paar klikken door naar de geldverstrekker. Je hoeft niet meer in te loggen op extranetten of heen en weer te e-mailen. Alle hypotheekaanvragen uit Elements stuur je veilig en snel via HDN naar geldverstrekkers.

elements veilig

9. Probleemloos boekhouden

Factureren en een boekhouding bijhouden is niet iedereen zijn favoriete hobby. Doordat dat het vaak in een apart systeem wordt gedaan, kost het extra tijd. Waarom dan niet facturatie en boekhouding integreren in je CRM-systeem?

Met Elements is facturatie en boekhouding een fluitje van een cent. Dankzij de koppeling met Mollie stuur je klanten een factuur die ze via iDEAL kunnen betalen. En de debiteuren, openstaande posten en grootboekrekeningen? Die worden automatisch verwerkt in je boekhouding. Zo heb je genoeg tijd voor jouw favoriete hobby’s.

Boekhouding en facturatie

10. Inzicht in klanten en collega’s

Werk je samen in een team? Dan is niets vervelender dan wanneer je geen inzicht hebt in het uitgevoerde werk van collega’s. Als een collega afwezig is, hoe weet je dan hoe het met meneer Rijssen is? Of welke e-mails hij al heeft ontvangen?

Met Elements heb je inzicht in informatie van klanten en collega’s. Zo kan je taken overnemen, gespreksverslagen lezen en agenda’s bekijken. Handig wanneer je afspraken moet inplannen of vragen van klanten moet beantwoorden.

samenwerken met collegas

11. Overal werken in de cloud

Kan je niet naar kantoor? Is je kind ziek of komen ze jouw nieuwe vaatwasser leveren? Dan wil je graag makkelijk thuiswerken. Maar hier heb je niet altijd toegang tot alle gegevens, waardoor je achteraf de administratie weer op orde moet maken.

Elements is altijd en overal te gebruiken. Het is namelijk een digitale werkplek in de cloud. Hierdoor hoef je niet naar kantoor om klantgegevens, e-mails, afspraken en documenten op te zoeken. Alle gegevens zijn altijd binnen handbereik en wijzigingen zijn direct opgeslagen. Zo hoef je niet twee keer de administratie bij te werken.

bereikbaarheid Elements
Elements dashboard

Meer tijd overhouden?

Vragen over hoe je Elements nog efficiënter kan inzetten en gebruiken? Onze experts zitten voor je klaar.